Распределенное PI-планирование в SAFe®

Всем привет! Меня зовут Алексей Трещилов. Я — RTE из компании Xsolla. Ранее мы делились нашим опытом проведения и граблями распределенного PI-планирования: Как провести онлайн PI-планирование на 200+ человек и не умереть. А сейчас я рад поделиться с вами вольным переводом статьи: Distributed PI Planning with SAFe — содержащей рекомендации из опыта Scaled Agile Inc., опыта их клиентов, партнеров и сообщества SPCT.

Требуется серьезные усилия, чтобы вместе собрать всех участников Agile Release Train (ART). Несмотря на то, что Agile-манифест и SAFe® подчеркивают высокую эффективность совместного очного планирования, на практике компаниям часто приходится проводить подобные мероприятия в онлайн, более того, участники мероприятия могут находится в разных локациях и часовых поясах. Причин проведения распределенного PI-планирования может быть несколько. Это может быть связано с финансовыми ограничениями компании, трудностями с визами или даже в результате незапланированных ограничений на поездки, которые в настоящее время актуальны в мире из-за ситуации с COVID-19. Несмотря на причины, каждая компания, работающая по SAFe, может эффективно провести распределенное PI-планирование.

Обзор

Статья о том, как подготовиться и провести успешное распределенное PI-планирование. Ниже мы подробно разберем следующие важные моменты планирования и поделимся советами по каждому из них:

• Локации: определение необходимого количества локаций.
• Расписание PI-планирования: создание расписания PI-планирования для нескольких часовых поясов.
• Средства: обеспечение физического пространства для проведения планирования.
• Рабочие соглашения: создание эффективных и комфортных условий коммуникаций участников PI-планирования.
• Инструменты: инструменты для поддержки различных видов деятельности.
• Фасилитация: техники проведения успешного PI-планирования.

Локации

Самый первый и очень важный шаг — это определение количества локаций. Есть два варианта. Либо команды находятся в разных офисах, либо большинство сотрудников работают из дома в разных географических точках. Второй вариант добавляет еще один уровень координации и усложняет планирование. По возможности рекомендуем избегать такой модели и собирать команды в одно место.

В первом варианте, когда каждая команда находится вместе, но распределена относительно других команд, все равно должны быть предприняты усилия для консолидации мест. Стоит рассмотреть возможность консолидации команд из соседних офисов в одном офисе. Часто это не требует больших транспортных затрат. Стоит сосредоточиться на объединении в одном месте команд, которые имеют сильную зависимость друг от друга. Тем не менее, даже объединение нескольких команд, которые не имеют много пересекающихся работ, уменьшает количество мест планирования, уменьшает чувство изоляции и создает ощущение общего опыта для всех участников PI-планирования.

В большинстве организаций с распределенными командами ключевые роли, такие как Представители Бизнеса, Продуктовый Менеджмент и Системная Архитектура/Инжиниринг, находятся в главном офисе. Очень хорошо работает, когда люди, занимающие ключевые роли приезжают на PI-планирование в другие офисы, и работают лично с командами. Рекомендуем ротировать офисы посещения ключевых ролей, чтобы каждая команда чувствовала преимущества наличия всех заинтересованных сторон и могла оперативно решать возникающие вопросы.

Совет Scaled Agile Inc.: Инструментарий PI-планирования, доступный на сайте SAFe Community Platform, включает в себя таблицу со списком команд. Используйте ее для записи местоположения всех участников PI-планирования и включите ее в раздаточные материалы. Кроме того, включите подробную информацию о разнице во времени в каждой локации. Это будет хорошим ориентиром при подготовке технической и логистической части PI-планирования.

Расписание PI-планирования

После определения локаций, которые будут использоваться во время PI-планирования, необходимо задизайнить расписание мероприятия. “Уважение к людям и культуре» — один из столпов SAFe Lean-Agile, который напоминает нам, что мы не должны просить команды работать допоздна. Независимо от того, готовы ли на это коллеги, качество планов пострадает, если команды будут недосыпать!!!

Мы рекомендуем создать расписание, рассчитанное на 2,5 дня или даже 3 и более, если это необходимо. Такая длительность PI-планирования позволяет работать вместе в нескольких часовых поясах. Крайний пример такой повестки дня в двух местах, Дели и Лос-Анджелесе, с 12-часовой разницей во времени показан на рисунке ниже (PI Planning Toolkit включает редактируемую версию этой повестки дня).

Опыт Xsolla: У Представителей Бизнеса и остальных участников ATR разница во времени 12 часов. Мы не стали растягивать планирование на 3 дня. Используем утренние и вечерние часы, когда все онлайн, максимально продуктивно. Все стартовые брифинги у нас стартуют в 9 утра (у Представителей Бизнеса — это 21 час). До 18 часов мы планируем. Ревью плана начинается в 21 час (в 9 утра у Представителей Бизнеса). У Представителей Бизнеса есть 12 часов до того момента, как они снова встречаются с командой и могут дать дополнительную обратную связь по планам.

PI-планирование: день 1

В примере выше можно заметить, что критические сессии проходят одновременно, для облегчения живого общения между участниками планирования. Начиная с утра 1-го дня, брифинги должны проводиться одновременно во всех локациях и часовых поясах.

Согласованность всех участников ART — одна из ключевых целей PI-планирования. И если команды могут независимо работать во время сессий Team Breakouts, то стартовые брифинги стоит проводить одновременно.

Совет Scaled Agile Inc.: Если невозможно, чтобы все команды присутствовали на брифингах одновременно, альтернативой является запись и демонстрация брифингов заранее. Для обсуждения вопросов уже понадобится небольшая часть перекрывающегося времени.

Брифинг по процессу планирования от RTE также важен, поскольку он проводит всех через рабочие соглашения и заранее согласованные способы коммуникации (подробнее об этом далее).

PI-планирование: день 2

Важным изменением по сравнению с расписанием классического PI-планирования, являются сессии Team Synchronization. Это события, когда команды могут работать с ключевыми заинтересованными лицами и сотрудничать с другими командами, которые находятся в разных часовых поясах. Продолжительность этих сессий должна быть как можно более длительной с учетом ограничений часового пояса.

Совет Scaled Agile Inc.: Перед Team Synchronization команды должны подумать о том, с кем им следует работать. Для этого можно использовать онлайн-документ или календарь, чтобы забронировать время с отдельными людьми или командами.

PI-планирование: день 3

Во второй сессии Team Synchronization обязательно следует участвовать Представителям Бизнеса, так как они определяют бизнес-ценность PI-целей. Опять же можно использовать заранее заготовленный онлайн-документ с расписанием, в какое время с какой командой будет обсуждаться бизнес-ценность. Обычно на одну команду требуется около 10 минут.

Заключительная часть PI-планирования, которая включает в себя презентацию финальных планов, ROAMинг рисков и голосование за доверие, должна проводиться совместно всеми командами.

Для того чтобы упростить общее голосование за доверие к плану, часто команды голосуют заранее, затем Scrum-мастера передают данные по своей команде. Все же рекомендуем проводить голосование за доверие совместно всем ART, только таким образом все будут чувствовать и разделять приверженность общему плану.

В конце дня 2, если планирование идет с опережением графика, RTE может скорректировать повестку дня, чтобы позволить командам закончить раньше. Обычно ретроспектива PI-планирования проводится в дни, следующие за событием, поэтому участники не задерживаются позже, чем это необходимо.

Совет Scaled Agile Inc.: Очень важно распространить расписание PI-планирования как можно раньше до начала мероприятия. Кроме того, что люди должны освободить необходимое время, они также должны будут сделать необходимые приготовления вне работы, такие, как например, договориться с бабушками, чтобы посидели с детьми.

Средства

Первое соображение здесь — это комнаты для Team Breakout. При совместном PI-планировании акцент делается на том, чтобы все находились в одной комнате. Это обычно неосуществимо, когда необходимо провести телефонные или видеоконференции, так как фоновый шум может помешать четкому общению между командами. Каждую аудиторию стоит разделить на несколько секций, настроенных и готовых к работе. Мы рекомендуем одну комнату на команду для обсуждения плюс одна или две дополнительные комнаты для ключевых заинтересованных лиц и комната для Scrum-of-Scrums. На время PI-планирования все регулярные мероприятия должны быть перенесены из этих комнат.

Совет Scaled Agile Inc.: В каждой переговорной комнате следует разместить заранее подготовленный «список контактов» с подробной информацией о других комнатах для переговоров и о том, для кого они предназначены. Набор ссылок для видеоконференций в онлайн-документе делает этот процесс еще более плавным. Подумайте также о том, чтобы в каждой комнате был установлен постоянный компьютер. Это уменьшает потенциальные проблемы, поскольку люди подключают и отключают разные ноутбуки в течение дня.

В тех офисах, в которых планируется работать допоздна, убедитесь, что были приняты соответствующие меры для того, чтобы свет, кондиционер, электричество и другие объекты оставались включенными после обычного рабочего времени. (Вы удивитесь, как часто это не так!!!). Точно так же для тех, кто начинает рано утром, убедитесь, что они могут получить доступ в офис до начала обычного рабочего дня.

Поскольку многие члены команды будут работать до позднего вечера, подумайте об организации транспорта, чтобы доставить их домой после мероприятия, если общественный транспорт, которым они обычно пользуются, недоступен. Во время самого мероприятия убедитесь, что команды обеспечены едой, так как вечером могут возникнуть с этим сложности.

Оборудование и техническая поддержка имеют решающее значение во время всех мероприятий PI-планирования, особенно, когда многое зависит от удаленных каналов связи. Убедитесь, что люди, обеспечивающие техническую поддержку в курсе мероприятия и доступны на протяжении всего PI-планирования. Возможно, может потребоваться группа людей, работающих посменно. Имейте открытый канал обмена сообщениями с этими людьми, чтобы команды могли поднимать любые вопросы и согласовывать процесс эскалации, когда возникнет серьезная проблема.

Инструменты будут рассмотрены позже, тем не менее, важно подчеркнуть необходимость тестирования выбранной технологии до начала мероприятия. Важно, что тест должен проводиться с репрезентативной «нагрузкой» на систему. Успешный тест двух человек, использующих систему, не отражает того, что происходит, когда более 100 человек используют ее одновременно во время PI-планирования. Проведите тестирование, заранее заручившись помощью сотрудников по всей организации, чтобы создать подходящую нагрузку. Также должны быть доступны резервные инструменты. Каждый инструмент, который используется, имеет шанс быть недоступным в самый неподходящий момент – чаще всего, когда Представители Бизнеса представляют бизнес-контекст!!!

Совет Scaled Agile Inc.: Для каждого используемого инструмента должен быть ответ на вопрос: «Что такое резервная копия, если инструмент не работает?» Например, если наш инструмент ALM выходит из строя, мы можем использовать электронную таблицу, в которую мы экспортировали данные предыдущего дня. Это особенно важно для систем, поддерживающих связь между локациями.

Рабочие соглашения

Рабочие соглашения служат нескольким целям. Они создают набор правил, которые определяют, как команды будут работать вместе, чтобы быть наиболее продуктивными. Они также позволяют фасилитаторам удерживать участников в соответствии с этими заранее согласованными руководящими принципами, а командам нести ответственность за себя и друг за друга. Рабочие соглашения уточняются итеративно – обратная связь от предыдущего события дает набор улучшенный для следующего события.

Мы рекомендуем выделять время для формулирования рабочих соглашений, но, учитывая масштаб этого события, рекомендуется начать с заранее заготовленного списка, затем дать некоторое время для добавления дополнительных пунктов. Ниже пример рабочих соглашений.

Первое рабочее соглашение в этом примере — самая важная и часто самая трудная привычка. Помните, как только кто-то заговорит без микрофона, все остальные участники в других местах будут отрезаны от разговора. Другие рабочие соглашения могут включать в себя повторение посредником каждого вопроса для обеспечения того, чтобы коллеги из других локаций все четко слышали. Настоятельно рекомендуется делать паузы для вопросов после каждой презентации и заранее спрашивать все локации, есть ли у них что-то, что они хотели бы добавить. Всегда включайте веб-камеры, чтобы люди могли видеть и слышать друг друга. И, конечно же, соблюдайте временные рамки – учитывая компромиссы, которые делаются для продления рабочего дня, команды должны иметь соответствующие перерывы и начинать и заканчивать работу в согласованное время.

Совет Scaled Agile Inc.: Разрабатывайте рабочие соглашения итеративно не только от события к событию, но и в рамках самого PI планирования. Если что-то не работает или команда инициирует новое рабочее соглашение, добавьте его и сообщите об этом.

Инструменты

Инструменты являются краеугольным камнем распределенного PI-планирования. Для поддержки проводимых мероприятий требуется несколько различных типов инструментов. Хотя конкретный выбор инструментов может широко варьироваться от организации к организации, ниже рассматриваются различные категории инструментов.

1. Хранение и распространение информации

На протяжении всего мероприятия будет добавляться информация, к которой команды должны получить доступ. Начиная от слайдов утреннего брифинга и фотографий Program Board, до радиатора Scrum-of-Scrums. Заранее договоритесь, где эта информация будет храниться. Убедитесь, что все участники мероприятия имеют соответствующие разрешения на чтение и изменение. Для быстрого доступа и поиска информации рекомендуем создать сводную страницу со всеми соответствующими ссылками, которые понадобятся командам на протяжении всего мероприятия.

Опыт Xsolla: Примерно за неделю до PI-планирования RTE высылает презентацию для участников. Кроме всего прочего, в презентации есть отдельный слайд со ссылками на все артефакты планирования.

2. Обмен сообщениями, групповые чаты

Видео общение хорошо для более длительных разговоров. Для обмена короткой информацией лучше подходят текстовые сообщения в групповых или личных чатах. В рамках подготовки к PI-планированию необходимо создать группы для каждой из команд, а также некоторые дополнительные группы, такие как группа Scrum-мастеров, группа Владельцев Продуктов, группа фасилитаторов и другие.

Совет Scaled Agile Inc.: Хорошим дополнением к рабочим соглашениям является, когда кто-то в каждом из групповых чатов по очереди постоянно отслеживает сообщения.

Опыт Xsolla: Несмотря на то, что у нас корпоративным мессенджером является Google Chat, на PI-планировании мы используем Discord с заранее заготовленными комнатами. Практически все коммуникации во время планирования у нас проходят голосом. Для каждой команды заготовлена отдельная голосовая комнатах, кроме того есть комната Scrum-of-Scrums, с десяток переговорок и курилка, где можно пообщаться на свободные темы. Самое важное, любой участник имеет права на добавление новых комнат. RTE для координации использует текстовый канал general.

3. Видеоконференции

Во время мероприятия будет активно использоваться видеосвязь. Выберите инструмент, который будет соответствовать вашим требованиям к ожидаемому количеству одновременных пользователей. Как уже упоминалось ранее, должен быть общедоступный документ с заранее подготовленными ссылками для подключения к каналу видеоконференции для всех секционных залов. Также рекомендуем, чтобы каждый участник распределенного PI-планирования имел свой ноутбук.

Еще один способ использования видеоконференцсвязи, с которым мы столкнулись, — это «наведение» веб-камеры на источник информации, такой как Program Board, белая доска или проекционный экран. Наш опыт показывает, что качество изображения недостаточна для такого использования. Инструменты совместной работы, описанные ниже, часто лучше подходят в этом случае.

Обязательно протестируйте видео и аудиотехнику на генеральной репетиции со всеми удаленными местами до начала мероприятия. В то время как отдельные компоненты могут технически работать, другие факторы окружающей среды могут привести к неполадкам у некоторых участников. Очень важно, чтобы у всех участников PI-планирования не было проблем с качеством связи. Например, недорогие веб-камеры и микрофоны часто недостаточны для обеспечения необходимого качества.

Совет Scaled Agile Inc.:: Если возможно, установите два видеосоединения из главной комнаты планирования. Один, чтобы показать человека, который в данный момент говорит, а другой — участников мероприятия. Это гарантирует, что все команды будут видеть друг друга.

Опыт Xsolla: для видеосвязи в Xsolla мы используем Google Chat. Всячески поощряем включение камер.

4. Инструменты взаимодействия

Появился набор инструментов, поддерживающих кросс-командное взаимодействие. Эти инструменты часто имитируют онлайн-доски, где пользователь имеет полную свободу создавать свои собственные шаблоны и создавать общее пространство для совместной работы. Мы наблюдали за командами и ART, использующими эти инструменты для создания командной доски планирования, PI-целей, ROSMнга рисков и документирования результатов Scrum-of-Scrums. Важно, чтобы все доски были доступны и не были заблокированы для членов других команд.

С точки зрения управления Program Board мы наблюдали несколько закономерностей. Если количество мест минимально (2 или 3), многие организации предпочитают тиражировать физическую доску в разных местах. Актуальность доски поддерживает фасилитатор в каждой локации (подробнее об этом ниже). Однако, мы часто видим, что инструменты взаимодействия также используются для репликации этого артефакта. Действительно, популярность PI-планирования привела к созданию программного обеспечения, которое сочетает в себе лучшее из обоих миров – сенсорный экран, обеспечивающий тактильное перемещение стикеров с необходимой связью и обмен данными между всеми локациями. Имейте в виду, что действуют те же правила – перед тем как положить что-то на строчку другой команды на Program Board, нужно обсудить это с ними.

Опыт Xsolla: Мы используем Miro для взаимодействия участников. Ниже представлен снимок шаблона PI-планирования для команды.

5. Инструменты ALM

Независимо от того, использует ли организация распределенное PI-планирование, многие используют инструменты ALM (Agile Lifecycle Management) для управления сложностью и масштабом процессов разработки. Кроме того, эти инструменты являются неотъемлемой частью их конвейера непрерывной поставки и соединяются с другими инструментами автоматизированным способом, также обеспечивая необходимый уровень прозрачности.

Многие из этих инструментов включают в себя некоторые возможности совместной работы, упомянутые ранее, и поэтому являются отличным дополнением к распределенному PI-планированию. Предостережение: PI-планирование сосредоточено на разработке высокоуровнего плана. При наполнение данными в ALM помните об обязательных полях, которые вам может потребоваться заполнить, или о различных шагах, которые необходимо выполнить для моделирования различных сценариев планирования. Эти дополнительные накладные расходы на заполнение данных могут отвлекать от непосредственного планирования. Если это вообще возможно, лучше это сделать после планирования. Важно найти правильный баланс.

Совет Scaled Agile Inc.:: Хотя технологии имеют много преимуществ, они также добавляют дополнительные сложности. Когда все сидят в своих ноутбуках, взаимодействие может показаться ненужным. Когда это возможно, пусть команды проецируют информацию на общий экран в своих комнатах. Эта простая техника помогает поддерживать взаимодействие во время планирования.

Опыт Xsolla: Во время PI-планирования мы стараемся сократить до минимума дополнительные накладные расходы. Все что можно сделать после PI-планирования, мы делаем после PI-планирования! В том числе RTE собирают все артефакты, видеозаписи и оформляют их в follow-up, а Владельцы Продукта заносят данные в ALM.

Фасилитация

Успешное проведение распределенного PI-планирования требует практики, и каждое мероприятие — это возможность учиться и совершенствоваться для следующего. Однако, уже появились некоторые общие руководящие принципы, с которых можно начать.

Фасилитаторы в каждой локации

Необходимо иметь фасилитатора в каждой локации. В некоторых случаях каждый фасилитатор будет работать несколькими командами. В других ситуациях это может быть просто Scrum-Мастер, сидящий с удаленной командой. Это также может быть член команды, если сами Scrum-Мастера находятся в других локациях.

Совет Scaled Agile Inc.: Создайте групповой чат для фасилитаторов, чтобы быстро поделиться проблемами, которые они выявили или которые команда подняла вместе с ними. Эта группа должна постоянно следить и общаться друг с другом.

Часто бывает так, что в главной локации находится большая часть участников. Если это так, то требование, чтобы RTE фасилитировал мероприятие в главной локации, так и отслеживал запросы и проблемы, поступающие от других фасилитаторов, приводит к слишком большой когнитивной нагрузке на одного человека. Выделите 1 или 2 человека для помощи RTE в главной локации. В то время как RTE фасилитирует мероприятие, помощники постоянно отслеживают взаимодействие удаленных команд и определяют, где они могут помочь.

Совет Scaled Agile Inc.: Пример одной из организаций, в которой были назначены фасилитаторы в каждой локации. В этой организации фасилитаторы не были членами ART и поэтому были на 100% сосредоточены на фасилитации. Каждый стол имел свой собственный канал обратной связи со своими коллегами в каждом месте. Например, когда команда в одном месте испытывала трудности с тем, чтобы связаться с кем-то в другом месте, фасилитатор брал эту задачу на себя и работал со своими коллегами, чтобы найти нужных людей с запросом на связь, чтобы команды могли оставаться максимально сосредоточенными на планировании.

Подготовка к мероприятию

RTE должен работать со Scrum-мастерами во время подготовки к PI-планированию, чтобы прояснить все вышеупомянутые моменты и провести пробное мероприятие. Необходимо совместно рассмотреть различные сценарии, которые могут случиться и предпринимаемые шаги для их решения. Scrum-мастера играют решающую роль во время распределенного PI-планирования и должны полностью понимать процесс, знать, как эффективно использовать инструменты и хорошо понимать расположение каждой команды.

Совет: Scrum-мастера должен быть в курсе местоположения команд как в начале планирования, так и по мере того, как команды расходятся по своим секционным комнатам. Поиск нужных людей в нужное время — одна из самых больших проблем распределенного планирования. Подумайте о том, чтобы создать списки с номерами телефонов и адресами электронной почты, это поможет облегчить задачу поиска людей.

Резюме

Хотя совместное PI-планирование приносит огромную пользу, сегодняшняя реальность такова, что многие организации работают с распределенными по всему миру командами. Тем не менее, накопленный опыт показывает, что и в удаленном формате можно достигать отличных результатов. В статье мы резюмировали свой опыт и изложили наиболее эффективные способы повышения качества PI-планирования.

SAFe and Scaled Agile Framework are registered trademarks of Scaled Agile Inc..