Канбан-доска и WIP-лимиты. Как устранить перегрузки в рабочих процессах
В новом материале цикла статей «Канбан просто» я расскажу, почему «сгорают» незавершенные задачи, как визуализировать ограничения, чтобы наладить диалог с бизнесом и повысить предсказуемость процесса и, конечно, как в этом нам помогут Канбан-доска и WIP-лимит.
Другие статьи цикла статей «Канбан просто»
Зачем нужен Канбан-метод руководителю? Не просто стикеры и доски
Канбан против хаоса. Как наладить бизнес-процессы на примере реального кейса
«Почему так долго?» Ищем и устраняем заторы в задачах с помощью Канбан
![](https://i0.wp.com/scrumtrek.ru/blog/wp-content/uploads/2024/02/048ffc4f-6cf5-4485-8ece-13e8e42869ac-546x508.webp?w=500&ssl=1)
В предыдущей статье мы уже обсудили, как определять сроки выполнения разных типов задач, от чего они зависят и как наличие узкого места на каком-то этапе влияет на производительность в целом. Напомню, что для визуализации рабочего процесса мы использовали Канбан-доску. В том случае, если перед каким-то этапом копится большой объем задач, для нас это сигнал, что следующий этап — это узкое место, и понимание того, где именно оно находится, крайне важно, чтобы эффективно управлять рабочим процессом.
А теперь давайте вернемся к нашему примеру из прошлой статьи, где мы столкнулись с ограничением. Объем пропускной способности на этапе тестирования — 2 задачи в неделю.
![](https://i0.wp.com/scrumtrek.ru/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-1-1-757x428.webp?resize=640%2C362&ssl=1)
При этом неважно, что на предыдущих этапах команды могут выполнить больший объем, они просто не смогут протолкнуть эти задачи дальше, так как впереди узкое место. Поэтому смысла выполнять больше, чем 2 задачи в неделю, в принципе нет. Это, конечно, не значит, что мы должны мириться с таким положением вещей, но на этом этапе нам важно явным образом это ограничение проявить.
В Канбан-методе для описания такой ситуации используется специальный термин — WIP-лимит. Что такое WIP и при чем здесь лимит — об этом и поговорим дальше.
Ищем WIP на Канбан-доске
В статье Канбан-доска — это не то, что вы думаете мы уже говорили о том, что Канбан-доска — это крайне полезный инструмент. Она показывает нам весь процесс от момента, когда идея только появилась и стала частью пула задач «Хотим сделать», и до стадии «Готово», когда пройдя все необходимые этапы, эта идея была реализована и начала приносить нам определенную пользу, например, с точки зрения увеличения продаж, дополнительных инвестиций и т.д. Другими словами, Канбан-доска — это своеобразный поток, который показывает процесс перехода задач между двумя состояниями: «Хотим сделать» и «Готово».
А что же, собственно, происходит между этими двумя этапами? Как мы можем охарактеризовать эти задачи?
![](https://i0.wp.com/scrumtrek.ru/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-2-2-757x428.webp?resize=640%2C362&ssl=1)
Для обозначения этих этапов используют термин «незавершенная работа» или WIP (Work In Progress), то есть работа, которую мы начали, но еще не закончили, она находится в процессе выполнения. И что очень важно понимать и всегда об этом помнить: незавершенная работа имеет вполне конкретную стоимость.
Давайте представим, что мы решили реализовать какую-то идею и передали ее в работу аналитикам. Они начали ее делать, а что это значит с точки зрения затрат? Они тратят на нее свое время, которое стоит определенных денег, и получается, что мы уже на первом этапе инвестировали деньги в эту задачу. Смотрим дальше: аналитики передали задачу разработчикам, далее ее забрали в работу тестировщики, и наконец она добралась до этапа приемки. И пока задача перемещалась из колонки «Хотим сделать» до «Готово» на каждом этапе мы инвестировали в нее деньги и только, когда она перешла в состояние «Готово», начался постепенный возврат инвестиций. Еще раз подчеркну очень важную мысль: любая незавершенная работа — это уже потраченные на более ранних этапах деньги на ее реализацию.
Как «сгорают» незавершенные задачи и почему нельзя просто повысить их приоритет
А теперь блиц-тест на внимательность: какую колонку мы можем назвать самой важной на Канбан-доске? Правильный ответ — ту, что находится ближе всего к этапу «Готово», а именно этап приемки. Почему?
![](https://i0.wp.com/scrumtrek.ru/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-3-757x424.webp?resize=640%2C358&ssl=1)
Всё просто. На этом этапе нам остался всего один шаг, чтобы завершить задачи и получить вложенные инвестиции (или какую-то их часть) обратно. Говоря языком Канбан-метода: прекратите начинать новые задачи, пока не завершите старые. В противном случае вы просто сжигаете деньги, потому что бизнес-результат достигается только готовыми задачами, которые поставлены клиенту, оплачены и приносят какую-то пользу.
Вернемся к кейсу из начала статьи, когда на этапе тестирования мы обнаружили ограничение, максимальная производительность этого этапа — 2 задачи в неделю. Это означает, что все предыдущие этапы тоже вынуждены работать с аналогичной производительностью, так как протолкнуть большее количество задач дальше по процессу они просто не могут. В противном случае все дополнительные задачи, превышающие ограничение, скорее всего «сгорят»: сперва до них не доберется рука специалиста на следующем этапе, потом они будут долго висеть на доске, в ожидании когда о них вспомнит менеджер, и очень может быть, что о части из них, скорее всего, забудут, и где-то года через 3 бесцельного нахождения на доске их просто выбросят со словами «а это я вообще не помню, что такое».
Конечно, любой бизнес-заказчик в такой ситуации может сказать: «А я повышу приоритет новой задачи! Но вы будете должны сделать и то, что уже находится в работе, и новую срочную задачу». А вот это уже 2 невыполнимых условия!
![](https://i0.wp.com/scrumtrek.ru/blog/wp-content/uploads/2024/02/9-jpg.webp?resize=464%2C454&ssl=1)
Давайте посмотрим на примере. Итак, у нас появляется новая сверхприоритетная задача и, конечно, по мере продвижения она начинает расталкивать все остальные задачи, которые находятся в очереди.
![](https://i0.wp.com/scrumtrek.ru/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-4-757x425.webp?resize=640%2C359&ssl=1)
И на каждом новом этапе, на который переходит эта срочная задача, в условиях ограниченности ресурсов другие задачи просто проигрывают «конкурс красоты», застревают в потоке и в конечном итоге не делаются, а компания теряет инвестиции времени (и денег), которые уже в них вложили.
Все это становится возможным, потому что Заказчику не очевидно, что в системе находится узкое место и производительность ограничена. Если явным образом этого ограничения на доске не видно, то у бизнеса может возникнуть иллюзия, что всегда можно добавить и сделать еще больше задач. Он не учитывает возможности рабочей системы к поставке, не принимает во внимание ограничения и надеется, что «проскочит» с новой задачей без проблем.
А затем случается то, что мы видим на картинке ниже.
![](https://i0.wp.com/scrumtrek.ru/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-5-755x508.webp?resize=640%2C431&ssl=1)
На этой картинке прекрасно всё. И грузовик с надписью «You can do it», как метафора веры заказчика в то, что никаких ограничений нет. И большая надпись на мосту «Low bridge», которую водитель проигнорировал.
То же самое происходит и с бизнес-заказчиками, когда у них нет явных ограничителей, которые просто не позволят им запихнуть в систему больше задач, чем она может обработать.
Визуализировать ограничения: WIP-лимиты на Канбан-доске
Чтобы заказчик понял предельные возможности рабочей системы, нужно сделать их явными. Для этого на Канбан-доске в конкретной колонке с узким местом ставится явное ограничение, которое называется WIP-лимит. Work In Progress Limit — ограничение одновременно выполняемой работы на конкретном этапе.
![](https://i0.wp.com/scrumtrek.ru/blog/wp-content/uploads/2024/02/image-6-757x422.webp?resize=640%2C357&ssl=1)
Обычно на колонку помещается стикер с обозначением количества задач, которые могут быть выполнены за одну единицу времени. Как только задача перешла дальше, в колонке появляется пустой слот, и это явный сигнал, что мы можем брать новые задачу в эту колонку. В результате система начинает сама «вытягивать» задачи слева-направо по Канбан-доске, согласно своим возможностям. Обратите внимание: не проталкивание всего, что только хочется заказчику, а именно вытягивание задач из очереди по мере появления возможности.
Таким же образом WIP-лимиты можно расставить и на других этапах в соответствии с пропускной способностью.
А теперь самый интересный вопрос: к чему это приводит и какой результат мы в итоге получаем?
- Бизнес начинает больше фокусироваться на приоритетных задачах.
Если у нас явным образом ограничены ресурсы к поставке, логично, что бизнес-заказчикам уже приходится приоритизировать и выбирать, какую задачу брать следующей, потому что сделать всё невозможно. В результате в нашей системе в каждый момент времени находится ровно столько задач, сколько она способна пропустить и нет потерь на задачи, которые мы начали и бросили, потому что «прилетело» что-то более срочное.
- Повышается предсказуемость рабочего процесса.
WIP-лимиты дают возможность плавно и предсказуемо получать результат, при этом не сжигая лишних ресурсов, времени и денег. И затем, когда мы визуализировали процесс и знаем, где находится узкое место, используя теорию ограничений (подробнее об этом я рассказывал здесь) мы должны сначала оптимизировать этот этап и сделать его максимально эффективным, а уже после имеет смысл масштабировать его и добавлять дополнительные ресурсы.
Таким образом, WIP-лимиты устраняют потери от перегрузки, когда задачи вынуждены конкурировать между собой за ресурсы, и делают рабочий процесс более предсказуемым. Но, как вы, наверное, догадались, это еще не все плюсы от введения WIP-лимитов. И об этом мы поговорим в следующей статье.
Кстати, а вы в команде используете WIP-лимиты? Не забывайте оставлять ваши вопросы в комментариях или в моем Телеграм-канале «Данные в дейSTвии».
![](https://i0.wp.com/scrumtrek.ru/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-19-jpg.webp?resize=302%2C172&ssl=1)
Сроки сдвигаются, система ломается, предсказуемость стремится к нулю — так влияют аномалии на бизнес-процессы. Как обнаружить аномалии и какие контрмеры помогут их устранить? Разберем на реальных примерах, а также обсудим, что такое и для чего нужны диаграмма рассеяния Lead Time и Накопительная диаграмма потока (CFD)
![](https://i0.wp.com/scrumtrek.ru/blog/wp-content/uploads/2024/01/main-pic2-jpg.webp?resize=302%2C172&ssl=1)
У меня для вас 2 новости. Хорошая: вы уже знаете, что отвечать на вопрос менеджера: «Когда будет готова задача?». Плохая: это еще не всё, он обязательно спросит: «А почему так долго?». В статье расскажу, почему появляются заторы в задачах, как их обнаружить и эффективно устранить, и чем здесь будет полезен Канбан и, в частности, Канбан-доска.
![](https://i0.wp.com/scrumtrek.ru/blog/wp-content/uploads/2023/09/main_pic-jpg.webp?resize=302%2C172&ssl=1)
Стикеры и доски = визуализация, сбор данных и аналитика = предсказуемость рабочего процесса, звучит круто, а применимо ли это вообще на практике? Продолжаем погружаться в тему Канбан и сегодня посмотрим, как работает этот метод на реальном примере.