Фасилитация и то, как команды находят общий язык

Что такое фасилитация?

Представьте, что ваша команда собралась на важное совещание. У всех есть разные идеи, но разговор быстро превращается в хаос. Кто-то слишком громко высказывает своё мнение, другие молчат или не могут понять, как выстроить обсуждение. Время уходит, а решение так и не принято.

В этот момент появляется фасилитатор. Это не лидер и не эксперт в обсуждаемой теме, а человек, который помогает группе найти общий язык. Он задает правильные вопросы, направляет дискуссию и помогает участникам мыслить более структурировано. Постепенно разговор становится более организованным: идеи начинают складываться в решение, и группа чувствует удовлетворение от того, что она пришла к выводу вместе. Вот так фасилитация превращает хаотичные обсуждения в продуктивный процесс.

Говоря простыми словами, фасилитация — это способ провести групповое обсуждение, при котором участники вместе приходят к общему решению. При этом фасилитатор направляет, но не вмешивается в содержание разговора. Такой формат еще называют фасилитационной сессией.

Основы фасилитации

Кто такой фасилитатор?

Когда в команде появляется участник, который начинает выстраивать процесс обсуждения, команда может не сразу понять его роль. Почему этот человек вмешивается в течение разговора: кого-то просит помолчать, а кого-то, наоборот, призывает высказаться? Однако если фасилитатор предварительно объяснит другим участникам свою позицию и роль, то станет ясно: его задача — не решать проблемы за команду и не вмешиваться в содержание обсуждения, а создавать пространство, в котором каждый может высказаться. Фасилитатор помогает организовать процесс так, чтобы группа нашла решение самостоятельно.

К примеру, на собрании команды, работающей над новым продуктом, фасилитатор не предлагает готовых решений, а организует структуру обсуждения. Он может предложить мозговой штурм или задать вопросы, которые откроют участникам новые перспективы. Такой подход дает возможность высказаться всем участникам и выработать множество совместных идей, которые потом могут стать основой маркетинговой стратегии.

Таким образом, фасилитатор — это человек, который фасилитирует процесс обсуждения и помогает группе генерировать и отбирать идеи. Иными словами, фасилитировать значит управлять динамикой групповой работы, не участвуя напрямую в содержании дискуссии.

Ключевые принципы фасилитации

Что же делает фасилитатор, чтобы навести порядок на встрече, когда обсуждение уходит в сторону и группа не может прийти к решению? По сути, он фасилитирует встречу, опираясь на несколько важных принципов (правила фасилитации):

• Нейтральность: фасилитатор остается вне контента обсуждения, создавая условия для конструктивного диалога. Он не навязывает свою точку зрения и не решает за группу, не продавливает решение лидера, а помогает команде рассмотреть все альтернативы и самим прийти к решению.
  
• Структурированность: обсуждение не должно превращаться в беспорядок. Все шаги процесса определяются заранее, и каждый участник понимает, что будет происходить дальше. Например, к каждой встрече фасилитатор заранее продумывает план, опираясь на запрос заказчика встречи и учитывая зрелость группы. В начале обсуждения этот план озвучивается и служит ориентиром для всех. Как правило, сначала идет представление проблемы, потом — генерация идей, и в завершение — выбор решения. А все, что выходит за рамки темы встречи, выносится на «парковку» и обсуждается отдельно.
  
• Вовлеченность: каждый голос имеет значение. Если кто-то из участников молчит, фасилитатор приглашает его к участию — например, задает прямой вопрос: «А какое у тебя мнение по обсуждаемой теме?», чтобы вовлечь этого участника в разговор.
  
• Гибкость: основной принцип работы фасилитатора — умение тонко воспринимать происходящее в группе. Иногда даже тщательно спланированный процесс обсуждения требует изменений. Если группа зашла в тупик, фасилитатор может предложить сменить метод работы или использовать новый инструмент. Например, если мнений слишком много, он может предложить выписать их все и объединить в несколько кластеров, чтобы затем работать с более укрупненными категориями.

Методы и техники фасилитации

Для управления групповой работой на встречах применяются различные методы, техники и приемы фасилитации. Эти приемы помогают направлять ход обсуждения и обеспечивают эффективный процесс принятия решений.

Когда группа решает задачу, фасилитационный процесс проходит два этапа мышления: расходящееся и сходящееся.

Расходящееся мышление: на первом этапе важно собрать как можно больше идей. Например, на ретроспективе команды собирают общую картину произошедшего («как это было»). Этот этап предполагает полную свободу — без ограничений и без оценок высказанных идей. Фасилитатор поощряет участников делиться любыми мыслями, наблюдениями или предложениями, независимо от их характера.

Сходящееся мышление: когда все мысли, наблюдения и идеи собраны, группе необходимо перейти к их оценке и отбору наиболее удачных. На этом этапе фасилитатор помогает систематизировать и оценить весь собранный материал. К примеру, при обсуждении новых предложений для компании можно использовать матрицу для оценки сложности реализации и степени влияния каждого предложения на результат. Такой инструмент помогает сосредоточиться на наиболее перспективных вариантах.

Вот еще примеры для этапов расходящегося и сходящегося мышления:

• Метод шести шляп мышления (расходящееся мышление): помогает рассмотреть проблему с разных точек зрения. Этот подход позволяет группе оценить ситуацию во всём объёме, учитывая различные риски и возможности.
• Мировое кафе (сходящееся мышление): обсуждение происходит в малых группах, и участники перемещаются от одной группы к другой, обогащая идеи друг друга. Такое упражнение позволяет собрать множество разнообразных решений, которые затем обрабатываются и объединяются в общий результат.

Замечу, что сочетание расходящегося и сходящегося этапов часто изображается в виде «бриллианта фасилитации». Сначала команда расширяет поле идей (грани этого бриллианта расходятся), а затем фокусируется на отборе лучших вариантов (грани сходятся). Такой образ наглядно демонстрирует, как фасилитация направляет команду от множества идей к четкому решению.

Инструменты фасилитации

Фасилитатор в своей работе использует различные инструменты фасилитации — как онлайн, так и оффлайн — для организации групповой работы:

• Флипчарты и стикеры: используются для визуализации идей и помогают всем участникам быть на одной волне. Когда команда на совещании записывает идеи на флипчарте или стикерах, всем проще видеть ход обсуждения и понимать, какие предложения уже внесены.
• Электронные доски (например, Miro, MURAL): применяются на онлайн-встречах как виртуальная замена физической доски и стикеров. Такие цифровые инструменты фасилитации позволяют участникам совместно работать над идеями в реальном времени, даже находясь в разных местах.
• Интерактивные методы: сюда относятся, например, ролевые игры и симуляции. Они помогают участникам лучше понять точку зрения друг друга и искать решения с учетом разных перспектив. Фасилитатор может предложить группе провести игру, в ходе которой участники примут разные роли и попробуют совместно решить задачу с учётом интересов всех сторон.

Все эти инструменты позволяют эффективно фасилитировать встречу независимо от формата, помогая фасилитатору удерживать внимание группы и направлять участников к общим целям.

Роль фасилитатора

Фасилитатор — это своего рода дирижер, который сам не играет, но организует и направляет общее «звучание» команды. Функции фасилитатора включают поддержание динамики встречи, обеспечение равного участия и предотвращение доминирования одного человека. Иными словами, основная задача фасилитатора заключается в том, чтобы помочь группе работать слаженно и дать возможность каждому участнику высказать своё мнение.

В некоторых ситуациях фасилитатор вынужден вмешаться в ход обсуждения — например, чтобы предотвратить конфликт или вернуть разговор к теме. При необходимости он может предложить перерыв, сменить тему обсуждения или изменить формат работы, чтобы все участники оставались вовлеченными, а диалог вернулся в конструктивное русло.

Кстати, подробнее о роли фасилитатора вы можете прочитать в статье Алексея Евдокимова в нашем блоге.

Области применения фасилитации

На сегодняшний день фасилитация используется во многих сферах:

• Agile-команды: активно применяют фасилитацию встреч для проведения ретроспектив, планирования спринтов и обсуждения текущих проблем (блокеров). Инструменты фасилитации помогают таким командам эффективно обмениваться мнениями и планировать работу.
• Бизнес: фасилитация применяется при стратегическом планировании, проведении сессий по выработке решений и обсуждении новых проектов.
• Образование: преподаватели активно используют инструменты фасилитации для вовлечения студентов в учебный процесс и создания интерактивных занятий. Фасилитационные техники помогают сделать уроки более динамичными и поддерживают активное участие учащихся.
• Государственный сектор: методы фасилитации используются для обсуждения общественно значимых вопросов и организации открытых дискуссий.
• Некоммерческие организации: применяют фасилитацию для координации работы волонтеров и разработки новых инициатив. Совместные фасилитационные сессии помогают выработать решения, учитывающие вклад разных участников.

Преимущества фасилитации

Грамотно организованная фасилитация приносит команде множество преимуществ:

• Рост продуктивности встреч: обсуждения проходят быстрее и более результативно благодаря четкой структуре и поддержке фасилитатора.
• Повышение вовлеченности: каждый участник чувствует, что его мнение важно, и активно включается в процесс.
• Снижение конфликтов в группе: фасилитатор создает безопасное пространство для открытого обмена мнениями, что помогает предотвратить конфликты.
• Более осмысленные решения: коллективная работа помогает найти лучшие решения, учитывая все точки зрения.

Советы по внедрению фасилитации

Как вам попробовать фасилитацию:

💡 Определить фасилитатора. Это может быть человек из команды, который обучен методам фасилитации.

💡 Четко сформулировать цели встречи, так как всегда важно заранее определить, что именно команда должна достичь на собрании.

💡 Подготовить план (сценарий фасилитации) и подобрать инструменты, которые лучше всего подходят для вашей команды и решаемой задачи.💡 Проанализировать процесс после встречи, чтобы собрать обратную связь и улучшить следующую встречу.