Что такое Канбан-метод простыми словами

Что такое Канбан-метод – максимально коротко. Сокращенная версия статьи про основные практики, метрики и ценности.

Что такое Канбан-метод?

Изначально Канбан — это система организации работы, которая была специально создана для сферы производства, а позднее адаптирована для управления процессами интеллектуального труда, и стала называться Канбан-метод. Этот метод помогает сделать рабочие процессы более прозрачными и эффективными за счет визуализации задач ( = применения Канбан-доски) и более эффективного использования рабочих ресурсов.

Канбан в производстве

Канбан, что в переводе с японского означает «визуальная карта» или «табличка», был разработан в 1940-х годах инженером Тайити Оно для компании Toyota. Этот метод был частью стратегии бережливого производства, в основе которой — минимизация потерь и максимально эффективное использование всех доступных ресурсов. В производственном Канбан задачи отображались на карточках, которые перемещались по физической доске в соответствии с этапами производственного процесса, что позволяло точно контролировать объемы запасов и загрузку производственных мощностей.

Канбан в сфере интеллектуального труда

Со временем принципы Канбан были адаптированы для управления процессами, где ключевыми ресурсами являются знания и время сотрудников. Такой подход получил название Канбан-метод. Он помогает командам визуализировать все текущие задачи, настраивать поток работы и управлять приоритетами без перегрузок. 

Вот несколько примеров из непроизводственной сферы, где можно эффективно использовать возможности Канбан-метода:

1. Разработка программного обеспечения. Применение Канбан помогает ускорять циклы разработки и повышать качество продукта.
2. Маркетинговые кампании. Канбан позволяет улучшить координацию между творческими и аналитическими подразделениями в процессе планирования и реализации различных стадий рекламных кампаний.
3. Научные исследования. Применение Канбан-практик позволяет обеспечить необходимое документирование и соблюдение сроков.

Инструменты Канбан-метода

Канбан-метод включает в себя несколько основных инструментов, давайте их рассмотрим:

Канбан-доска

Канбан-доска — это инструмент визуализации реального рабочего процесса.. Доска разделена на колонки, которые представляют различные стадии процесса работы — от момента, когда идея только появилась и стала частью пула входящих задач  (например «Хотим сделать»), и до стадии «Готово». Каждая работа представлена карточкой, которая перемещается по колонкам в соответствии с текущим статусом работы. Подробнее об этом я рассказывал в статье Канбан-доска — это не то, что вы думаете.

Стикеры или карточки задач

Это визуальные представления отдельных работ на Канбан-доске. Карточки содержат информацию о работе, такую как описание, приоритет, исполнитель и срок выполнения. Они используются для отслеживания прогресса работы по доске.

WIP-лимит

WIP или Work In Progress — это термин для обозначения задач, которые в данный момент находятся в работе, то есть работы по ним начаты, но еще не закончены. WIP-лимит используется для ограничения количества задач, которые могут выполняться одновременно на каждом этапе. Это позволяет предотвратить перегрузку, устранить финансовые и временные потери от незавершенных задач и сделать рабочий процесс более предсказуемым.

В этой статье вы сможете больше узнать о WIP-лимитах, а также почему каждая незавершенная задача стоит денег.

Основные практики Канбан-метода

Канбан-метод включает в себя 6 базовых практик, применение которых создает основу для более гибкого, прозрачного и эффективного управления рабочими процессами.

1.  Визуализируйте рабочий процесс.  Решить эту задачу вам поможет Канбан-доска, назначение которой я разбирал в предыдущем пункте. Визуализация задач в виде карточек позволит всем участникам рабочего процесса видеть текущую загрузку и статус работ в реальном времени.

---

Пример: IT-отдел может использовать Канбан-доску для отслеживания разработки ПО и таким образом координировать работу разработчиков и тестировщиков, сокращая время ожидания и реагирования на изменения.

2. Ограничивайте количество одновременно выполняемых задач. Об этом я также упоминал в блоке инструментов Канбан-метода, рассказывая про WIP-лимиты. Напомню, что на каждом этапе рабочего процесса одновременно может выполняться определенное количество задач. Превышение этого лимита приводит к накоплению незавершенной работы, низкой предсказуемости рабочего процесса — команды не знают, когда задача доберется до колонки «Готово», и в целом становится причиной перегрузок и высокого уровня стресса в коллективе.

---

Пример: в маркетинговом агентстве может быть установлено правило, что одновременно в активном статусе находятся только пять кампаний, что позволяет команде сосредоточиться на качестве исполнения, а не на количестве одновременных задач.

3. Управляйте потоком задач на основе метрик. В Канбан-методе важное значение имеет измерение и анализ производительности процесса и его статистическим характеристикам. Использование метрик, таких как время цикла (Lead Time) и время выполнения (Cycle Time), позволяет организовать поток работ таким образом, чтобы с высокой степенью вероятности прогнозировать сроки выполнения задач. Если же на каком-то этапе возникает затор (работа постоянно накапливается, а предыдущие этапы вынуждены простаивать), необходимо найти это узкое место, определить причины и перенастроить работу на этом этапе, чтобы выровнять скорость потока.

---

Пример: в IT-компании метрики могут быть использованы для определения среднего времени решения технических задач и пересмотра загрузки специалистов техподдержки.

4. Определите четкие и понятные правила работы известные и доступные всем. Когда четко определены правила, как и когда задачи перемещаются по Канбан-доске, кто и за что отвечает и при каких условиях задача переходит на следующий этап, рабочий процесс становится более прозрачным, предсказуемым и понятным для всех, и не возникает потерь времени из-за разногласий и конфликтов на этой почве.

---

Пример: в отделе кредитования банка может быть установлено правило, что заявка не переходит в стадию финального одобрения, пока не будут проверены все необходимые документы.

5. Вводите петли обратной связи. В Канбан-методе есть регулярные встречи (каденции), которые являются петлями обратной связи, и помогают отслеживать прогресс проекта, обсуждать возникающие вопросы и сложности, принимать решения на основе полученной обратной связи и при необходимости изменять рабочий процесс.

---

Пример: еженедельные совещания сотрудников у Канбан-доски могут использоваться для анализа прогресса и распределения ресурсов в зависимости от текущих потребностей проекта.

6.  Улучшайте рабочий процесс и эволюционируйте. В основе Канбан-метода находятся постепенные, эволюционные изменения в рабочих процессах, при этом мы не отказываемся от уже существующих практик, а постепенно их улучшаем. Такой подход делает изменения более органичными и позволяет избежать резкого сопротивления со стороны сотрудников.

---

Пример: в компании по производству ПО может быть введена практика код-ревью, с ее помощью можно будет постепенно улучшать качество продукта без необходимости радикальных изменений в рабочем процессе.

Чем Канбан-метод отличается от Scrum?

Канбан и Scrum — это две популярные гибкие методологии, но каждая из них служит разным целям и областям применения. 

Scrum идеально подходит для случаев, когда важно быстро реагировать на изменения рынка и требуется частая поставка версии продукта, готовой к использованию. Например, разработка нового программного обеспечения, аналогов которому нет в мире.

Канбан-метод лучше подходит для проектов с непрерывными или непредсказуемыми потоками  работ, не имеющими какой-то объединяющей их цели. Например, обработка заявок клиентов, поддержка и обслуживание программного обеспечения после его выпуска.

Преимущества и недостатки Канбан-метода

Канбан-метод — это способ организации и улучшения рабочих процессов, который позволяет сделать рабочий процесс более предсказуемым, эффективным и гибким. Однако, как и любой метод, Канбан имеет свои ограничения, которые могут влиять на его внедрение и применение.

Преимущества Канбан-метода

✅ Гибкое использование практик
Канбан-метод позволяет выбирать и применять те практики, которые необходимы бизнесу в данном моменте времени и для данных условий работы. Это идеально подходит компаниям с разными потребностями и помогает избежать лишних изменений.

✅ Постепенные изменения на основе данных
Основной принцип Канбан — постепенное внедрение улучшений рабочего процесса, которые основаны на реальных данных об особенностях рабочих процессов. Таким образом, анализируя эффективность своих рабочих процессов, компании могут внедрять новые рабочие практики по мере необходимости и отслеживать на метриках их влияние на результат.

✅ Предсказуемость рабочего процесса
Одно из главных целей Канбан-метода — это создание предсказуемого рабочего процесса, который позволяет делать уверенные долгосрочные прогнозы по срокам. Это происходит благодаря выравниванию потока работы и постоянному контролю за основными показателями процесса. Что это означает для бизнеса? Бизнес получает возможность более уверенно планировать и эффективно использовать ресурсы в долгосрочной перспективе.

✅ Простота внедрения и использования
В отличие от многих других методологий, использование Канбан-метода не требует вносить значительных изменений в текущих рабочих процессах. Это делает его доступным для компаний любого размера, включая стартапы и малый бизнес.

✅ Гибкость в управлении проектами
Канбан-метод подходит для случаев, когда требования и приоритеты часто меняются. Эволюционные изменения на основе данных позволяет создать такой рабочий процесс, который позволит быстро адаптироваться к новым условиям без потери продуктивности.

✅ Эффективное распределение ресурсов
Ограничение количества одновременно выполняемой работы помогает использовать ресурсы более эффективно, и сделать рабочую систему предсказуемой. Команды могут сосредоточиться на приоритетных задачах и доводить их до конца, не распыляя время и силы на менее важные работы.

Недостатки Канбан-метода

❌ Отсутствие мгновенных результатов
Канбан-метод требует времени для накопления данных, которые позволят сделать нужные изменения и оптимизировать рабочий процесс, поэтому организации могут не увидеть немедленных улучшений в своих процессах. Если компании необходим быстрый результат, это может стать проблемой.

❌ Необходимость точных и актуальных данных. Для успешного использования Канбан-метода нужны точные и актуальные данные о работе. Это означает, что компании должны вкладываться в настройку систем для сбора и анализа данных о рабочем процессе, что может вылиться в дополнительную  финансовую нагрузку.

❌ Зависимость от самодисциплины сотрудников
Эффективность реализации Канбан-метода напрямую зависит от уровня самодисциплины и ответственности каждого сотрудника, задействованного в рабочем процессе. Недостаток дисциплины при ведении задач в Канбан-системе и сбора метрик, может замедлить получение результата от использования Канбан-метода

❌ Потребность в непрерывном обучении и адаптации
Чтобы максимально использовать потенциал Канбан-метода, необходимо постоянно обучаться и анализировать данные, что потребует дополнительных временных и финансовых ресурсов на обучение сотрудников.

Как внедрить Канбан-метод. Пошаговый гайд и пример реального кейса

Процесс внедрения Канбан-метода может значительно отличаться в зависимости от специфики компании, но обычно включает следующие этапы:

1. Определите существующий поток работы. Первый шаг при внедрении Канбан-метода — определить все основные процессы и этапы выполнения задач, понять, как задачи перемещаются из одного состояния в другое. Визуализировать эту последовательность в виде схемы, и на следующем этапе создать Канбан-доску, которая точно отражает реальные рабочие процессы.
   
2. Визуализируйте рабочий процесс с помощью Канбан-доски. Канбан-доска может быть физической или цифровой. Задачи на ней представлены в виде карточек, которые перемещаются между колонками, представляющими различные стадии процесса.
   
3. Установите WIP-лимиты сперва для первой колонки на доске, а затем для самой перегруженной колонки на доске. И постепенно вводите ограничения для каждой колонки на доске. Напомню, что это поможет предотвратить перегрузку команды и сохранять фокус на завершении начатых задач.
4. Проводите регулярные встречи-каденции. В ходе таких встреч сотрудники анализируют эффективность текущих процессов и обсуждают возможные улучшения, например, изменение количества задач в работе, перераспределение задач или внедрение новых методов для повышения производительности.

Если вы хотите узнать, как работает Канбан-метод на реальном примере и каких результатов применение Канбан позволило добиться команде, читайте подробный обзор кейса применения Канбан из моей практики.

Заключение

Канбан-метод адаптирован для организации рабочих процессов интеллектуального труда. Этот подход не только перенастраивает рабочие процессы, но и оказывает серьезное влияние на общую культуру работы и взаимодействие сотрудников.

В завершение еще раз обозначу некоторые ключевые мысли:

• Канбан-метод помогает настраивать поток работы и управлять приоритетами без перегрузок, в результате чего рабочий процесс становится более предсказуемым, эффективным и гибким.

• Канбан-доска — это инструмент визуализации потока работ. Она помогает увидеть весь поток работы, оперативно реагировать на проблемы и узкие места. 

• Незавершенная работа = вложенные, но еще не полученные обратно инвестиции. Помните о WIP-лимитах и доводите начатую работу до статуса «Готово», прежде чем брать новые задачи. 

• Канбан-метод не требует внедрения всех практик сразу, компании могут гибко выбирать и применять только те инструменты Канбан-метода, которые отвечают их целям и потребностям. 

• Не ждите мгновенных результатов! В основе Канбан-метода — эволюционное изменение процессов, что позволяет шаг за шагом, применяя разные практики, постепенно формировать стабильный рабочий процесс и с вероятностью до 100% отвечать на вопрос: «Когда будет готова задача?».