Проектный фреймворк Bi-Cycle — совмещаем Agile и жесткие сроки

В этом материале мы презентуем Bi-Cycle — легковесный гибридный риск-ориентированный фреймворк для проектов на стыке Agile и классического проектного управления. Он предназначен для небольших (до 1 года) проектов по реализации организационных изменений, внедрения новых практик или технологий (Change).

Среди типичных проблем проекта, чаще других встречаются:

• перерасход бюджета;
• нарушение дедлайнов;
• риски;
• изменения требований;
• фокус на процессе, а не на результате.

Давайте разберем на примере. В проекте по внедрению новой информационной системы, который который изначально казался продуманным и выполнимым, начинают возникать проблемы через 3 месяца после старта.

Риски появляются, потому что в проекте много зависимостей. Руководитель проекта, назовем её Лада, видит, что идет риск срыва сроков проекта на целых 20%! Она решает, что нужно привлечь дополнительные ресурсы, чтобы справиться с неопределенностью.

В итоге она получает дополнительные ресурсы и увеличивает команду в 2 раза. Но вот беда, производительность команды не увеличивается, а даже поначалу падает.

Результата нет, деньги потрачены, а время идет. И теперь Лада оценивает возможные нарушения сроков в 40%! После такого запроса, в компании проводят аудит проекта и выясняется, что новая реалистичная оценка времени выполнения проекта составляет 30-40 месяцев вместо 12! закрыть проект, как бесперспективный, ведь новая оценка, основанная на прогрессе команды проекта — 30-40 месяцев!

В примере мы видим типичные проблемы для такого рода проектов:

• увеличение команды дает ускорение только на длинной дистанции, первые несколько месяцев будет наблюдаться обратный эффект;
• чем больше ресурсов вы привлекаете (людей и средств) из разных источников — тем больше у вас в итоге зависимостей, которые замедляют проект.

В данном конкретном кейсе была еще одна особенность — высокий уровень риска и неопределенности и низкий фокус внимания от команды на них. Лада и её команда не фокусировались на них в первом квартале, потому что они себя не проявляли. А когда начали — уже было не до проработки, проект просто старались спасти!

Конечно же, Лада не первая, кто столкнулся с чем-то подобным. Более того, решение существует уже очень давно. Это Agile!

К сожалению, кейс Лады попадает в область, где применение Agile-практик довольно ограничено. Потому что с одной стороны, кейс действительно похож на гибкий: много рисков и высокая неопределенность в реализации. Но с другой стороны, у заказчика есть:

• Понятная цель и верхнеуровневые требования к результатам проекта;
• Дедлайн, в который система должна быть внедрена (и это не внутренний дедлайн. Лада работает в банке, а система должна помочь соответствовать обновленному законодательству);
• Среда, которая не позволяет часто выводить готовые инкременты на пользователя. Самое быстрое — 3 месяца.

Выражаясь терминами модели Cynefin (Кеневин), проект Лады является Complicated (сложным) с точки зрения образа результата (на макроуровне) и при этом является Complex (комплексным) при реализации (микроуровень).

“Мы знаем, куда мы идем. Но планы меняются каждый день!” — могла бы воскликнуть Лада.

К сожалению Лады и ее команды, гибридные фреймворки находятся сейчас на зачаточной стадии: их немного и они не очень популярны по сравнению такими гигантами как Scrum, Kanban или стандарт от PMI (PMBoK 7th ed. c. 3). А потому многие команды вынуждены самостоятельно изобретать собственные гибридные велосипеды для работы.

Так же поступить пришлось и нам в ScrumTrek. И теперь мы представляем наш “велосипед” широкой публике.

Проектный фреймворк Bi-Cycle:

• фокусируется на ранней проработке рисков;
• позволяет при помощи циклов регулярно поставлять результаты, получать обратную связь и гибко реагировать на изменения;
• поддерживает работу над проектом частично выделенными командами, распределенными командами и даже несколькими командами;
• ориентирован на работу с жесткими дедлайнами;
• максимально легковесен и прост для старта работ в организации.

В нашей практике есть множество кейсов, аналогичных описанному выше. Мы собрали вместе те практики, которые привели к успеху в гибридных контекстах, и получился Bi-Cycle фреймворк. Чтобы вам больше не пришлось изобретать велосипед, и вы могли сконцентрироваться на успехе ваших проектов.

Лучше всего фреймворк себя проявляет в следующих ситуациях:

• Высокие риски. Bi-Cycle разрабатывается для проектов с большим количеством рисков и высокой долей неопределенности. Если в вашем проекте рисков нет или они небольшие и слабо влияют на сроки и стоимость проекта — то Bi-Cycle фреймворк не сможет помочь вам сделать вашу работу над проектами эффективнее.
• Большое количество взаимосвязей. Когда в проекте много участников и зависимостей от разных подразделений компаний или подрядчиков, Bi-Cycle позволяет на старте выявить и проработать эти зависимости. Совместное планирование инкремента на стадии Реализации помогают оперативно координировать действия.
• Change-проекты. Проекты по созданию нового (продуктов, технологий, подразделений и т.п.), как правило сочетают в себе все выше описанное, добавляя при этом неопределенность и новизну для организации. Что делает невозможной точную оценку сроков и бюджетов на старте. Но становится возможно после нескольких Циклов исследования на старте.