ИИ для фасилитатора: практический гайд с промптами для ChatGPT
Узнайте, как фасилитатору использовать ИИ для подготовки, проведения и анализа командных встреч (ретро, планирование). В статье вы найдете готовые промпты для айсбрейкеров, сбора данных и follow-up.
В современном мире ИИ в целом и ChatGPT в частности все активнее интегрируется в повседневную работу самых разных ролей, от аналитиков и менеджеров до дизайнеров и разработчиков. Фасилитаторы — не исключение.
За последние несколько лет модель стала значительно умнее, а её функциональность — шире: теперь она способна не просто отвечать на вопросы, но и полноценно поддерживать подготовку, проведение и анализ командных встреч. Давайте же разберемся, каким образом ChatGPT может стать надежным помощником фасилитатора для этих задач.
Как вы знаете, любая встреча — это не только тот час или два, когда люди собираются в Zoom или в переговорной. Это более широкий процесс, состоящий из нескольких ключевых фаз: подготовки, самой встречи и последующей обработки результатов.
На этапе подготовки важно понять, зачем вообще нужна встреча, что команда хочет выяснить, кто должен в ней участвовать и какой формат лучше всего подойдёт. Нужно продумать структуру: какие этапы пройдёт группа, какие вопросы будут заданы, какие упражнения или методы вовлечения помогут участникам раскрыться.
Во время проведения самой встречи фасилитатору нужно удерживать множество процессов одновременно: управлять агендой и фокусом обсуждения; не терять групповую динамику и отслеживать вовлеченность участников; следить за временем. И самое важное — быть готовым поменять план встречи на ходу, подстраиваясь под энергию и запрос группы.
А после встречи — важно не потерять найденные инсайты и договоренности. Если вы не просто фасилитатор, а Скрам-мастер этой команды, то вы еще можете проанализировать то, как эта встреча повлияла на развитие самой команды.
В общем, есть где развернуться ИИ-помощнику. Давайте по порядку.
Подготовка встречи с ИИ: структура, тематика и идеи промптов для айсбрейкеров
На этапе подготовки ChatGPT может вас поддержать тем, что составит логичную структуру и тайминг по заданной цели и формату встречи (ретроспектива, стратегическая сессия, планирование и т.д.). Его также можно попросить более детально расписать тот или иной предложенный шаг, если вам он недостаточно знаком и не совсем понятен. Если план целиком вам не нужен, то можно поискать вдохновения, попросив придумать 5 разных вариантов конкретного этапа, например, айсбрейкеров для открытия встречи.
Как это сделать? Все очень просто, используя ChatGPT или другую модель, напишите запрос вида:
«Предложи 5 разных вариантов айсбрейкеров для онлайн-встречи».
Посмотрите, как вам результат. Можно пойти в чуть более сложный формат и дать больше подробностей про участников и тему встречи:
«Предложи 5 разных вариантов айсбрейкеров для онлайн-встречи с новогодней тематикой».
«Предложи 5 разных вариантов айсбрейкеров для онлайн-встречи, но учти, что моя команда очень негативно относится к игровым активностям».
Также можно собрать идеи под каждый этап встречи, например, для ретро это может выглядеть так:
- Открытие:
«Предложи 5 разных вариантов айсбрейкеров для онлайн-ретроспективы».
- Сбор информации:
«Предложи 5 разных вариантов сбора информации для онлайн-ретроспективы».
- Выбор темы и анализ:
«Предложи 5 разных вариантов анализа проблемы для онлайн-ретроспективы».
- Формулирование решения:
«Предложи 5 разных вариантов формулирования решения для онлайн-ретроспективы».
- Закрытие:
«Предложи 5 разных вариантов закрытия для онлайн-ретроспективы».
Запрос к ИИ называется промпт. И как в примере выше, вы можете добавлять в свой промпт дополнительные параметры, которые детализируют и конкретизируют ваш запрос: тематика встречи, командные предпочтения и т.п.
Далее, если вы определитесь с упражнениями для каждого этапа и сообщите об этом в ChatGPT, то он вам поможет собрать макет для онлайн-доски (например, Miro) и составить финальный сценарий вашей встречи.
Проведение встречи: как ИИ помогает адаптировать встречу «на лету»
Во время самой встречи, когда нужно подстраивать план под динамику и следить за группой, ChatGPT можно использовать для быстрого поиска альтернативных упражнений (ну, не заходят команде игровые активности, а у вас следующим этапом стоит «кораблик» на ретроспективе, бывает) или для помощи с формулировками — как экологично переформулировать вопрос или отреагировать на поведение группы. Но так как во время встречи все происходит достаточно быстро, этим способом я рекомендую пользоваться в перерывах. Иначе есть риск выглядеть странно из-за пауз, когда вы отвлечены от группы в попытке найти решение случившейся ситуации.
Анализ, follow-up и советы по улучшению после встречи
Что касается этапа после встречи, то здесь можно собрать и структурировать выводы, составить follow-up рассылку, провести анализ встречи (описав кейс или подгрузив запись самой встречи, если позволяет политика организации).
Для сбора и структурирования сейчас можно использовать встроенные инструменты программ для созвонов (для этого надо включить эту настройку в Zoom и других аналогах) или загрузить транскрибацию аудиозаписи в ChatGPT.
Если у вас есть транскрибация, то возможностей становится больше. Например, можно проверить, насколько команде понравились упражнения:
«Проанализируй, как зашло команде упражнение для этапа открытия (сбора информации и т.п.) встречи».
Или кроме анализа «как прошло?» можно попросить совета «как сделать лучше?»:
«На какие упражнения на этапе открытия (сбора информации и т.п.) команда отреагировала бы лучшим образом?»,
и использовать рекомендации для составления плана следующей встречи.
А для создания follow-up рассылки можно использовать вот такой промпт:
«На основе этой встречи составь короткое follow-up письмо для команды с тремя самыми важными выводами и одним предложением на будущее».
Кстати, подробнее о том, как эффективно фасилитировать встречи и какие методы фасилитации работают лучше, я рассказывала в статье Фасилитация и то, как команды находят общий язык.
Риски использования ИИ в фасилитации, или Почему ChatGPT не заменит человека
Использование ИИ-моделей в качестве помощников для фасилитации — отличный буст, но нельзя забывать, что полная передача ему ответственности за составление плана встречи и советов по тому, как вести себя с командой, несёт риски. Важно помнить, что ChatGPT не чувствует нюансов групповой динамики, не видит невербальных сигналов и не может интуитивно реагировать на живое взаимодействие. Это всего лишь галлюцинации и генерация наиболее вероятного ответа, а настоящая жизнь и встречи, даже онлайн, с командой — намного богаче на возможности.
Если полностью полагаться на готовые сценарии и формулировки, то можно упустить живую динамику группы: сопротивление, напряжение, эмоции. Это также снижает собственную включенность и осознанность фасилитатора — появляется риск «работать по шаблону», а не быть с группой в моменте. Кроме того, ответственность за результат всё равно остаётся на человеке, и если сессия пойдёт не туда, участники будут смотреть не на алгоритм, а на фасилитатора.
ИИ-помощник фасилитатора: как создать персонального ассистента
Если вы регулярно работаете с командами, постоянно фасилитируете встречи и хотите, чтобы ваш ИИ-помощник был не просто генератором идей, а действительно помнил и понимал контекст, динамику и ваши подходы — вам стоит создать собственного ассистента. Такому ИИ-ассистенту можно загрузить материалы: цели команд, прошлые ретроспективы, любимые методы фасилитации, нюансы участников — и он будет держать всё это в памяти, помогая вам точнее, быстрее и персонализированнее. Как познакомиться с ИИ и сделать собственного ассистента мы подробно рассказываем и показываем в нашем курсе по ИИ.
Не стоит забывать, что искусственный интеллект — это не полноценная замена навыков фасилитации. Он может быть сильным помощником, но не заменит вашего умения чувствовать группу, управлять процессом и быть «в моменте». Ваш фасилитаторский навык остается ключевым: именно он помогает справляться с реальной динамикой команд, уверенно реагировать на сложные ситуации и создавать среду, в которой люди работают и думают вместе.
В нашем курсе по фасилитации мы особенно уделяем внимание практике, разбору живых кейсов и развитию уверенности — чтобы вы не только знали, где стоит использовать ChatGPT, но и точно понимали, где вы уже сильны как фасилитатор и как можно расти дальше.
Хотите глубже погрузиться в тему фасилитацию? Еще больше практических статей и полезных рекомендаций вы найдете в нашем блоге!
В статье обсудим, почему они работают быстрее, проще принимают решения и реагируют на изменения, сохраняя при этом качество и мотивацию внутри команды.
Как уменьшить число встреч в вашем календаре? Чтобы держать руку на пульсе и даже принимать решения, вы как менеджер можете не приходить на многие командные встречи, но получать от AI краткие выжимки из транскриптов встреч, с фокусом на интересующие вас вопросы.
Эта статья поможет не только новичкам в теме транскрибации аудио созвонов (онлайн-встреч, совещаний). Будет не менее полезна тем, кто уже применяет системы расшифровки / протоколирования совещаний (например, зарубежные Fireflies, tldv.io, Read.ai, MeetGeek или российские MyMeet, FollowUP, Timelist, Teamlogs) либо применяет видеоконференции с подобным функционалом (например, Zoom или МТС Линк).