Как работать по Agile с распределенными командами?

Вольный перевод статьи Working Successfully in Agile with Remote Team Members — Scaled Agile Framework.

COVID-19 вынудил многих сотрудников перейти на удаленную работу, что в свою очередь изменило представление о том, что Agile-команды должны физически находиться в офисе. Сейчас это становится уже «новой нормой» — офисные площади (что является вторым по величине корпоративным расходом после оплаты труда) сокращаются. Вероятно, этот тренд сохранится и дальше, а значит больший процент персонала будут составлять сотрудники, работающие «на удаленке». И на нас, как на сотрудников, также ложится ответственность за то, чтобы сохранять уровень производительности и качества, который поможет компаниям, где мы работаем, процветать в эпоху удаленной работы.

Общение лицом к лицу и ежедневная работа вместе – принципы, на которых строится Agile-мышление. Однако, опыт показывает что Agile-команды могут работать успешно и продуктивно даже, когда некоторые (или все) члены команды не работают в едином физическом пространстве. Следует отметить что «Руководство по Scrum» не требует физического присутствия команды в одном месте. Вне зависимости от того, работают ли команды вместе, очно или удаленно, Agile-практики по-прежнему применимы. Однако, следует учитывать некоторую специфику. В этой статье рассказывается об опыте разных компаний, а также примерах и рекомендациях сообщества SAFe по сохранению Agile при удаленной работе.

Адаптация к разнице в часовых поясах

Рассматривая влияние удаленной работы, мы часто фокусируемся на географическом распределении членов команды. Однако, исходя из опыта, именно работа в разных часовых поясах представляет собой более серьезную проблему. Не стоит недооценивать негативное влияние часовых поясов на динамику командных взаимодействий. Первые четыре шага на пути к высокой производительности, описанные в модели Такмана (рис. 1), продолжаются до тех пор, пока команда не узнает друг друга и не поймет, как эффективно работать вместе, опираясь на сильные стороны друг друга. Работа в разных часовых поясах может сократить количество времени, доступного для команды, и, следовательно, этапы формирования, столкновения, нормализации и функционирования требуют больше времени.

Рис. 1 Этапы формирования команды

Сотрудники, работающие в одиночку

В некоторых командах человек может работать один в определенном часовом поясе. Это означает, что каждый день будут периоды, когда человек работает в полной изоляции от остальных членов команды (и, возможно, от большей части организации). Работа в одиночестве в течение длительных периодов времени может способствовать повышению концентрации и снижению комплексности среды. Тем не менее, это также влияет на способность человека интегрироваться в коллектив и сокращает возможности для взаимодействия. Этой ситуации следует избегать или, хотя бы, максимально сократить ее. Одна из рекомендаций — посмотреть, может ли команда скорректировать свое рабочее время для максимизации времени и возможностей совместной работы. Эти рабочие часы можно периодически сдвигать, чтобы ни у кого не возникало проблем с балансом между работой и личной жизнью в течение длительного периода времени.

Совет SAFe: Если один член команды работает один в часовом поясе, узнайте, есть ли члены других команд в том же часовом поясе. Ищите возможности для реструктуризации или создания сообщества практиков, чтобы собрать больше людей в этом часовом поясе.

Заблокированная работа

Вторая проблема заключается в том, что может быть большое количество часов, когда некоторые члены команды команды будет работать без доступа к ключевым заинтересованным лицам, часто включая Владельца Продукта и Скрам-мастера/Коуча своей команды. Это создает вероятность того, что их работа может оказываться заблокированной. Один из способов решения этой проблемы заключается в синхронизации работы команды, чтобы проверить, могут ли удаленные члены команды получить эффективный доступ ко всей информации и ресурсам, необходимым им для работы на следующий день. В этом им может помочь Скрам-мастер/Коуч команды. Создание выделенного, запланированного времени для взаимодействия Agile-команд — это то, в чем преуспели в Scaled Agile, Inc., поскольку значительная часть сотрудников компании работает удаленно. В календаре на каждую итерацию выделяется время для Синхронизации Команды. Темы заносятся в бэклог до встречи, что позволяет команде решить любые вопросы или получить обратную связь по текущей работе.

Совет SAFe: Часовые пояса Владельца Продукта и Скрам-мастера/Коуча команды очень важны, и относительно «центральный» часовой пояс будет хорошо служить им обоим. Владелец Продукта выиграет от пересечения времени с другими лицами, занимающимися управлением продуктов. Скрам-мастеру/Коучу команды потребуется максимально возможное время для пересечения с как можно большим количеством других команд.

Работа в нерабочее время

Еще одна проблема, связанная с несколькими часовыми поясами, заключается в том, что люди, начинающие свой день раньше других, часто продолжают работать до конца рабочего дня, поскольку стремятся провести как можно больше времени с командой и не пропустить ничего важного. Хотя это и является отличной демонстрацией приверженности делу, в долгосрочной перспективе это может быть не очень устойчивым. В конце концов, люди начинают выгорать, и в конечном итоге страдает качество продукта, а также здоровье и благополучие сотрудников. Аналогичная проблема будет иметь место и в обратном случае для членов команды, которые вынуждены начинать свой рабочий день посреди ночи и работать до конца рабочего дня другого часового пояса. Важно, чтобы команда четко определила, согласовала и уважала рабочее время каждого члена команды. Любые ключевые события команды, такие как итерационные мероприятия, должны быть запланированы на время дня, которое не выходит за рамки этих основных рабочих часов, или, по крайней мере, время должно чередоваться. Таким образом, ни один член команды не будет постоянно находиться в невыгодном положении.

Совет SAFe: Создайте основное окно рабочего дня для мероприятий в разных временных зонах. В этом окне они будут приоритетны по отношению ко всем остальным рабочим требованиям. Совещания (постоянные и особые) и другие мероприятия, не требующие участия участников из разных зон, должны выходить за пределы основного окна, чтобы обеспечить максимальную доступность всех членов команды в основное окно.

Создание эффективной рабочей среды

Пятый принцип Agile-манифеста гласит: «Над проектом должны работать мотивированные профессионалы. Чтобы работа была сделана, создайте условия, обеспечьте поддержку и полностью доверьтесь им». Для удаленных членов команды рабочей средой является всё, что их окружает — от технической и физической инфраструктуры до доступных инструментов и доступа к соответствующей поддержке. Следующие рекомендации могут служить чек-листом для создания эффективной рабочей среды.

Инфраструктура

Организация должна обеспечить всех сотрудников необходимой инфраструктурой, которая обычно включает, но не ограничивается этим:

• Высокоскоростное соединение для аудио- и видеосвязи.
• Компьютерное оборудование, включая веб-камеры и гарнитуры.
• Техническая поддержка в нерабочее время, охватывающая все необходимые часовые пояса.
• Доступ к файлам через облачное хранилище.
• Виртуальные сессионные залы (при работе из удаленного офиса) с предварительно настроенными аудио- и видеоконференциями.

Эти пункты могут казаться относительно очевидными и легко решаемыми, когда удаленные члены команды работают в офисе, но организациям необходимо обратить внимание на то, как они могут обеспечить эти условия, когда сотрудник работает из дома. Это также должно включать предоставление компенсации или оплату счетов за высокоскоростное соединение, если получение более качественного соединения требует больших расходов (например, в удаленных географических точках, где доступное широкополосное соединение недоступно). Плохое соединение ограничит возможности участия сотрудников в онлайн-встречах, повлияет на впечатления всей команды от онлайн-мероприятий и сделает доступ и загрузку файлов намного медленнее.

Инструментарий

Организации используют различные инструменты в соответствии со своими предпочтениями и политиками безопасности. Вне зависимости от выбранных инструментов, эффективная работа распределенной Agile-команды строится на шести категориях инструментов, как показано в таблице ниже.

Инструмент	Описание
Аудио/видеоконференции	Первым и самым важным инструментом являются аудио- и видеоконференции, которые быстро и легко доступны, с функцией как организации запланированных встреч, так и по требованию.
Мгновенный обмен сообщениями	Используйте подходящий инструмент мгновенного обмена сообщениями для более оперативной модели общения чем электронная почта. Выбранный инструмент также должен помогать в асинхронной работе – когда члены команды могут размещать вопросы, на которые можно получить ответ тогда, когда другие члены команды будут на рабочем месте и сохранять историю этих чатов. Возможность создания каналов и веток по определенным темам еще больше повышает эффективность совместной работы. В таком случае члены команды, которые поставили себе статус «занят» смогут не отвлекаться от выполнения работы.
Структурированная информация	Удаленные члены команды также нуждаются в едином информационном поле, которую обеспечивают более структурированные источники информации. Часто это обеспечивается Wiki или интранет-сайтом, где, например, рабочие соглашения команды могут соседствовать с командными критериями готовности.
Управление жизненным циклом Agile	Инструменты управления жизненным циклом Agile (Agile Lifecycle Management) предоставляет информацию о работе команды. Командные доски обеспечивают прозрачность работы в текущей итерации наряду с PI-целями и доской планирования ART, которая поддерживает выполнение PI.
Инструменты совместной работы	Команды также должны иметь возможность сотрудничать более органичными способами, подобно тому, как они использовали бы стикеры и флипчарты, если бы физически находились в одном месте. Онлайн-доски и инструменты совместной работы часто имитируют физические аналоги и позволяют командам быстро и интерактивно проводить ретроспективы, мозговые штурмы, и многое другое.

Формирование эффективной команды и поддержка командного взаимодействия

Как уже говорилось ранее, формирование команды может занять больше времени, если в нее входят члены команды, работающие удаленно. Это можно компенсировать за счет использования различных техник. В данном разделе приведены некоторые рекомендации, которые помогут в этом.

Формирование команды

Настоятельно рекомендуется, чтобы при формировании Agile-команд или добавлении новых членов выделялось время для специальных мероприятий по формированию команды. В идеале это делается лично, если есть возможность для удаленных членов периодически собираться вместе, например, для PI-планирования. В любом случае, это время для формирования команды должно повторяться регулярно.

Рекомендуемые мероприятия в это время могут включать в себя:

• Придумывание названия команды и определение видения команды.
• Согласование или пересмотр времени и повестки для мероприятий итерации.
• Создание папок для онлайн-файлов и настройка инструментов для поддержки процессов команды.
• Определение рабочих соглашений и протоколов для удаленной работы.
• Совместная командная работа по определению критериев готовности.
• Проведение ретроспективы для фокуса на конкретной теме.
• Совместное неформальное времяпрепровождение.

Совет SAFe: Если организация регулярно собирается на PI-планирование очно, добавьте день после мероприятия для личной встречи команды и продолжения непрерывного процесса формирования команды наряду с совершенствованием практики удаленной работы.

Нахождение в едином информационном пространстве

Еще один момент — информирование удаленных членов команды о решениях, принимаемых в организации в целом. Кажется, что никогда не может быть слишком много информации о состоянии бизнеса и о том, что наиболее важно. Для предоставления таких обновлений следует приложить усилия во время соответствующих командных мероприятий, таких как Синхронизация Команды или Планирование Итерации. Один из вариантов, который хорошо работает — это расширение повестки Системной Демонстрации, включив в нее элемент ежегодного собрания компании, то есть представлять обновленную информацию о деятельности организации. Другой подход заключается в создании системы кураторства, когда кто-то из центрального офиса информирует удаленных членов команды о том, что они могли пропустить. Роль куратора может ротироваться.

Рабочие соглашения

Рабочие соглашения поддерживают целевое поведение распределенных Agile-команд. Они определяются командой, исходя из того, как они хотят нести ответственность, и помогать Скрам-мастеру/Коучу команды в содействии этому предполагаемому поведению. (Примеры рабочих соглашений будут рассмотрены в следующих разделах). После определения эти рабочие соглашения должны быть зафиксированы и легко доступны. Скрам-мастер/Коуч команды также может периодически обращать внимание команды на рабочие соглашения, если чувствует, что поведение команды отклоняется от договоренностей, или просто подчеркивать их в качестве напоминания о том, что команда считает важным. Кроме того, команде необходимо постоянно пересматривать и совершенствовать эти соглашения. Одна из рекомендаций — периодически использовать Ретроспективы Итерации для обсуждения того, какие рабочие соглашения работают хорошо, какие нуждаются в корректировке, и какие новые рабочие соглашения могут потребоваться.

Резервирование времени для общения

Очень важно, чтобы время, которое команда проводит вместе, было посвящено не только рабочей деятельности. Должна быть возможность собраться вместе и обсудить вопросы, не связанные с работой, или принять участие в онлайн-мероприятиях, таких как викторины или интерактивные игры — это также положительно влияет на формирование команды. Однако, будьте внимательны при разработке развлекательных мероприятий для команды. Представления о веселье у всех разные, и люди по-разному реагируют на такие мероприятия. Не следует заставлять членов команды чувствовать себя неловко или принуждать их к участию, если они этого не хотят. Если команда предложит свои мероприятия, это поможет избежать подобной ситуации. Хорошей практикой стали встречи за кофе и обедом для более регулярного взаимодействия. Подумайте также о том, чтобы включить в повестку время для более непринужденных бесед, особенно если встречи длятся несколько часов.

Парная работа

Объединение членов команды в пары играет важную роль. Как практика, поддерживающая встроенное качество, работа в паре гарантирует, что за всей работой следит вторая пара глаз, выявляя возможности для улучшения и распознавая потенциальные ошибки и дефекты. Она также позволяет членам команды проводить время, работая вместе. Это способствует обмену знаниями и развитию навыков и стимулирует сотрудничество. Это также предотвращает эффект изоляции, который испытывают удаленные члены команды, о чем говорилось ранее.

Совет SAFe: Некоторые команды обнаружили, что введение неформальных дизайн-ревью для новой работы помогает сплотить группу, получить поддержку и уважение, и, что самое важное, создать лучшие дизайны.

Если вы дочитали до этого абзаца, то точно любите полезный контент про современные практики управления. Еще больше материалов, видео и экспертных советов от Agile-коучей, анонсы бесплатных вебинаров и митапов в Телеграм-канале ScrumTrek

Фасилитация онлайн-мероприятий

Выше говорилось о создании правильных условий для поддержки удаленной работы. В этом заключительном разделе изложены практические рекомендации по проведению онлайн-совещаний и мероприятий на протяжении всей итерации.

Подготовка к совещанию

Подготовка — это ключ к успешному проведению онлайн-встреч.

• Определите и предоставьте информацию о времени встречи и темах для обсуждения.
• Убедитесь, что все инструменты и документы, которые команда планирует использовать, настроены и доступны.
• Определите предварительную работу или информацию, которая может быть предоставлена перед встречей, чтобы выровнять контекст понимания всей команды и сэкономить время.
• Обеспечьте четкость инструкций и адаптируйте мероприятие для удаленного участия. Здесь важно использовать интерактивные средства совместной работы.
• Подумайте, нужна ли собранию дополнительная поддержка. (Особенно полезным может быть присутствие человека, который будет отслеживать вопросы в чате и следить за тем, есть ли у участников возникали вопросы).

Совет SAFe: Agile-команды часто используют шаблоны для генерации идей и обеспечения структуры в Ретроспективе Итерации. Подобные подходы можно применять ко всем онлайн-совещаниям. Шаблон, созданный в онлайн-инструменте для совместной работы, разобьет обсуждение на ряд небольших шагов, предоставит необходимые подсказки по ходу дела и поможет команде двигаться к намеченным результатам.

Наконец, стоит помнить, что длительная работа в онлайне может быть очень утомительной, поэтому рекомендуется регулярно делать перерывы. При планировании встреч планируйте их завершение за пять минут до конца часа или до получаса, чтобы оставить время для столь необходимых перерывов. (В некоторых инструментах для проведения онлайн-совещаний эта функция уже встроена).

Проведение встреч

Ниже приведены некоторые советы и приемы для проведения эффективных онлайн-совещаний:

• Избегайте повторений: поддержание вовлеченности очень важно, а повторение усложняет эту задачу. Например, меняйте порядок выступлений на Синхронизаци команды. Один из приемов — попросить того, кто говорил последним, выбрать того, кто будет говорить следующим.
• Управляйте временными рамками: онлайн-общение занимает больше времени, чем при личной встрече, поэтому необходимо активно управлять временем. Используйте таймер, видимый всем участникам, и следите за тем, чтобы разговор не отклонялся от темы. Участники также должны следить за тем, чтобы не занять слишком много эфирного времени.
• Визуализируйте информацию: демонстрируйте все источники информации, на которые члены команды ссылаются во время встречи. Например, откройте задачу на командной доске Kanban, если ведется обсуждение этой задачи, или выделите строку в электронной таблице во время разговора, чтобы другие участники могли следить за развитием событий.
• Вопросы от участников: задавать вопросы на онлайн-совещаниях сложнее, поскольку труднее перебивать, а задержки в общении могут усугубить эту проблему. Следствием этого является то, что участники слушают, чтобы ответить, а не слушают, чтобы понять. Определите лучшую практику для задавания вопросов. Рассмотрите возможность размещения их в мессенджере или в чате совещания, и тогда собеседник сможет выбрать, отвечать ли ему сразу или вернуться к этому вопросу позже, в более подходящее время.
• Фиксация заметок: если необходимо делать заметки или фиксировать действия, делайте это в онлайн-документе или инструменте, а также используйте инструменты для видеоконференций, поддерживающие расшифровку.
• Обновляйте информацию в режиме реального времени: обновление источников информации без задержек означает, что ничья работа не будет заблокирован в ожидании завершения работы после совещания. Это относится и к файлам, которыми необходимо поделиться, и к электронным письмам, которые нужно переслать.

Совет SAFe: Если только некоторые члены команды работают удаленно, то зачастую лучше, чтобы все, по крайней мере, иногда, присоединялись к совещанию онлайн. Это позволяет избежать того, чтобы отдельные люди были единственными, кто присутствует на конференции удаленно, в то время как все остальные присутствуют в комнате, а также обеспечивает единый опыт для всех и повышает эмпатию.

Итог

Работа в распределенных Agile-командах часто может представлять значительные трудности. Однако, Agile-команды имеют все возможности для адаптации благодаря своей приверженности гибкости, командной работе и непрерывному совершенствованию.

В этой статье обобщены некоторые инструменты и практики из опыта сообщества SAFe, которые хорошо прижились. Но это не окончательный список, и каждая команда должна стремиться найти наилучший подход для себя. Ясно только то, что эти проблемы можно преодолеть, и тогда дистанционная работа не помешает Agile-командам достичь высокого уровня производительности.

SAFe and Scaled Agile Framework are registered trademarks of Scaled Agile, Inc.