Как Agile Finance помогут вам пройти этот кризис

Меня зовут Иван Дубровин, я партнер ScrumTrek.

Давайте поговорим на увлекательную тему корпоративных финансовых процессов их влияния на скорость и гибкость компаний. Сегодня первое апреля, но все серьезно.

Может быть кто-то знает, что тема финансов и закупок для меня, так скажем, наболевшая и я уже несколько лет изучаю, что есть в мире на этот счет, придумываю что-то свое и помогаю разным компаниям сделать эти вещи более эффективными и соответствующими духу времени.

В прошлом году я поучаствовал в составе международной команды экспертов в создании learning objectives (прим. ред. — цели обучения) для тренинга ICAgile — Agility in Finance, а затем стал первым в мире аккредитованным тренером. Также недавно вошел в команду тренеров и консультантов Lean-Agile Procurement Association.

За время, что я варюсь в этой теме, у меня сложилось мнение, что в России закупки и финансы — это далеко не первое, чем компании начинают заниматься в рамках так называемых «Agile-трансформаций». Может быть, только безопасность еще позже. Иногда по причине того, что бухгалтера, закупщики и финансисты — «это же RUN (прим. ред. — run the business, операционная деятельность) чистой воды, зачем там что-то менять?», иногда по причине самоизолированности (термин на злобу дня) финансистов и закупщиков, их неготовности включаться в процесс изменений так как: «У нас все работает как часы! Не надо нам ваших Аджайлов!»

Рано или поздно «трансформаторы» приходят к пониманию,что любая внезапная закупка в 6 месяцев, от которой зависит ваша супер-прокачанная Agile-команда, убивает в ноль всю скорость и обесценивает все достижения коучей и Scrum-мастеров. Кондовый олдскульный процесс бюджетирования, основанный на детальных оценках трудозатрат с последующим контролем, также не способствует гибкости ваших начинаний от слова «совсем». А что с этим делать, не очень понятно.

Давайте разбираться вместе.

Я очень надеюсь, что сегодняшняя, несомненно трагическая ситуация в экономике заставит многих менеджеров и собственников переосмыслить многое в том, как устроена их система управления и пойти на может быть даже радикальный ее пересмотр. И я очень рад, что кое-кто со мной согласен.

Несколько дней назад мне попалась статья JJ Sutherland Why Agile Finance Can Help You Through This Economic Storm. JJ — это сын небезызвестного Jeff Sutherland — одного из создателей Scrum. JJ является CEO Scrum Inc, он консультант, коуч, журналист и соавтор знаменитой «красной книги» — Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time. Соответственно, товарищ весьма погружен в тему бизнес-гибкости и имеет значительный опыт помощи компаниям по переходу к Agile.

Статья мне показалась весьма ценной и во много совпадающей с тем, что мы разбираем на тренингах и консультациях Agility in Finance (участники подтвердят). Я решил ее перевести и дополнить некоторыми своими соображениями по теме. Надеюсь, она наведет вас на какие-то мысли и решения, которые помогут вашему бизнесу в столь сложный час.

Погнали!

Как Agile Finance помогут вам пройти этот кризис

Перевод статьи Why Agile Finance Can Help You Through This Economic Storm — JJ Sutherland, 27 марта 2020

Меры по сдерживанию коронавируса в прямом смысле слова убивают целые экономики. Правительства издают указы по прекращению деятельности бизнеса и карантину. За одну неделю в США 3,3 миллиона человек объявили себя безработными, что является рекордом за всю историю.

Morgan Stanley выпустили прогноз, который говорит, что ВВП США сократится на 30% в следующем квартале. В условиях глобальной экономики подобные последствия ощущаются во всем мире.

Страх — это понятная и рациональная реакция на такие события. Можем ли мы планировать что произойдет в будущем во время непредсказуемости и хаоса? Каждому лидеру надо действовать немедленно, чтобы преодолеть этот момент. И это точно не будет легко. И одним из первоочередных шагов должно быть изменение того, как ваша компания тратит деньги и распределяет ресурсы.

Ваш годовой бюджет? Сейчас это филькина грамота из альтернативной реальности. И это не ваша вина — все меняется каждый день. С другой стороны, организациям все еще надо как-то планировать свою деятельность, но надо изменить подход к этому. Стратегия и планирование должны стать динамичными и постоянно актуализироваться, чтобы реагировать на стремительно меняющиеся обстоятельства и адаптироваться к ним, выходя далеко за рамки того, что раньше считалось стандартным процессом. Пришло время стать Agile, особенно когда речь идет о финансовом планировании и анализе.

Почему Agile Finance?

Способность быстро менять курс и адаптироваться под новые условия и получаемую обратную связь критически важна для выживания бизнеса. Текущий контекст ставит вопрос ребром — финансовые подразделения должны пересмотреть процессы работы с внутренними и внешними клиентами.

Одним из заблуждений при работе с финансами является уверенность в том, что вы контролируете ситуацию. Вы определяете приоритеты, распределяете бюджет, затем следуете утвержденным планам по согласованным процессам и в следующем году делаете сверку плана с фактом. Это иллюзия контроля. Вы не управляете ситуацией.

У многих из нас есть опыт, когда в конце финансового года начинается отчаянная борьба за «освоение бюджета», иначе в следующем году нам дадут меньше (прим. пер. — причем, иногда на проекты и закупки абсолютно ненужные, но надо потратить деньги: «Чтобы не сгорели!»). К гадалке не надо ходить, чтобы предсказать, что проект с бюджетом $100 млн. будет сделан за $100 млн.

Такое привычки надо искоренять, а не поощрять. Приветствоваться должны самостоятельность, быстрые решения и инновации. Особенно сейчас. Жесткий контроль заранее прописанных результатов — это не наш вариант.

Устраните бюрократические барьеры

В первую очередь сейчас важна гибкость. Особенно, когда дело касается приоритетов и проектов. Не каждая организация может остановить проект, который идет уже 9 месяцев: «Ведь тогда он казался нам правильным!» — или даже всего 9 недель. Причем так же сложно и запустить новый проект. Проекты, которые имели смысл только в контексте до коронавируса, не должны продолжаться. Именно поэтому гибкость на уровне стратегии имеет сегодня большое конкурентное преимущество. Чтобы этого добиться вам нужны легковесные процессы, которые содержат минимально достаточный набор правил и ограничений. Такой набор, который обеспечит согласованность и подотчетность. Не больше! Только таким способом вы сможете добиться креативности, новаторства и адаптивности.

Вам нужна Минимально Жизнеспособная Бюрократия (Minimum Viable Bureaucracy).

Скорость, быстрая адаптация и быстрые решения невозможны в условиях бесконечных правил и регламентов. Также важна скорость в изменении мнений и направлений работы. Вам нужна система, которая поддерживает быструю реакцию, а не подавляет ее.

Agile-планирование и бюджетирование: действуй как венчурный инвестор

В Scrum Inc. мы сотрудничаем с несколькими венчурными фондами. Они научили нас особому подходу к финансам, который мы начали внедрять у своих клиентов. Хорошие венчурные фирмы не финансируют проекты и непроверенные предположения, они финансируют команды и продукты, которые действительно решают проблему клиента. Такой подход особенно важен сегодня.

Другой урок посвящен распределению людей и ресурсов. Венчурные компании не привыкли финансировать большими объемами. Они выдают деньги небольшими партиями. Пусть команда что-то сделает за небольшой период времени и покажет что у нее получается, чему она научилась, как адаптировалась и докажет, что то, над чем она работает, заслуживает дальнейших инвестиций.

Организации применяющие принципы Agile Finance придерживаются коротких циклов распределения ресурсов. Они стремятся часто получать обратную связь и применяют метод скользящего прогнозирования (rolling forecasts) для принятия стратегических решений. Они распределяют ресурсы так, как этого требует ситуация, а не так, как когда-то было записано в плане (прим. пер. — на пятилетку).

Подразделения бюджетирования и финансов должны быть максимально гибкими и автономными, но не снимать с себя ответственность за достижение результатов, которые обеспечивают движение к целям компании.

Вам и вправду надо научиться думать как венчурный капиталист. Инвестируем больше в вещи, которые демонстрируют реальную прибавку ценности и снижаем вплоть до нуля инвестиции в то, что не демонстрирует. Безжалостная расстановка приоритетов — ваш единственный путь.

Знайте когда сказать «нет»

Один из смыслов Agile-финансов — финансировать правильные вещи в правильное время. Чтобы это работало вы также должны понимать, когда надо сказать «нет» и быть твердым в своих решениях, если кому-то пришлось отказать.

Список приоритетов уровня компании должен быть абсолютно прозрачным и актуальным. Каждый запрос на финансирование должен быть рассмотрен на предмет соответствия приоритетам, все должны понимать, как он приблизит компанию к достижению стратегических целей. Финансируя все более-менее интересные инициативы, вы выбрасываете деньги на ветер. Это значит, вы не понимаете свои приоритеты. Приоритизация — это всегда выбор.

Сфокусируйтесь только на тех инициативах, которые соответствуют наивысшему приоритету. По нашему опыту только 20% работы приносит ценность клиентам. Остальное — работа, производящая результаты, которые по факту никому не нужны. Но она все равно финансируется, потому что и в прошлом году финансировалась.

Если говорить глобально, основная функция Agile-финансов — оперативно забирать ресурсы оттуда, где они не нужны и распределять туда, где нужны. Просто так продолжать финансировать то, что вы решили делать в январе, большая ошибка.

Последнее, в чем нуждаются организации в наши дни, это в том, чтобы их возможности были ограничены устаревшими финансовыми процессами, которые не справляется с быстро меняющимися планами.

В конце концов большая часть экономики пройдет через кризис COVID-19. Не позволяйте страху перемен стать причиной того, что вы оказались в меньшей части!

Давайте резюмируем:

• В условиях кризиса вы можете позволить себе только минимально жизнеспособную бюрократию. Пришло время пересмотреть ваши процессы в сторону радикального упрощения, но без потери контроля над рисками.
• Сильно может помочь а-ля венчурный процесс инвестирования, когда мы даем деньги небольшими партиями и требуем показать результат для “продолжения банкета”. Мы не можем более финансировать проекты, которые на год уходят на дно без поставки ценности.
• Объектом финансирования должна быть команда, собранная вокруг приоритетной темы, дающей ценность бизнесу, а не проект. Проект сложно и долго описывать, оценивать, планировать и запускать. Сейчас на это нет времени.
• Введите частые петли обратной связи: постоянная корректировка с контекстом, клиентами, меняющейся стратегией.
• Применяйте метод скользящего прогнозирования. Определите разные горизонты прогнозов и разную частоту для разных задач
• Управление портфелем приобретает особую важность. Инициативы и приоритеты должны быть визуализированы и постоянно актуальны, приоритизация строгая и беспощадная, фокус только на высшем приоритете, все остальное — потом!

Удачи вам в преодолении этих непростых времен!

P.S.

• Еще есть пара видео моих докладов на тему:
  • https://youtu.be/M4xGJf0JnMk
  • https://youtu.be/1HKN6-s8L-U
• Также мы запускаем тренинг Agility in Finance в online-формате, можете записаться на тренинг с открытой датой, с вами свяжемся и обсудим детали.