Достигаем то, что драйвит — опыт адаптации OKR в одном из бизнесов General Electric

Доклад на конференции OKR Russia 10 февраля 2021 года.

Станислав Морозов: Привет, друзья!

После года экспериментов хочу поделиться опытом и инструментами, которые помогают нам развивать командную работу с использованием OKR.

Инфографику и дополнительные материалы вы можете посмотреть тут.

Кто мы? И зачем нам ОКР?

Компания General Electric, бизнес Gas Power: производство газовых турбин, строительство и модернизация электростанций, обслуживание и ремонт газовых турбин.

В подразделении Power Services (обслуживание и ремонт газовых турбин) работает более 20 человек в разных функциональных подразделениях (ведение контрактов с заказчиком, финансы, логистика, таможенное оформление, закупки и т.д.).

Мы захотели уйти от «колодцев» функций и создать структуру, которая бы помогала быть настоящей командой, чувствовать себя «в одной лодке».

После полугода подготовки и еще полугода практики OKR мы достигли следующих результатов:

Как мы двигались к сегодняшним результатам?

• Спонсор. Это первое, о чем нужно думать. Кто из значимых в подразделении людей поддерживает изменения? Нам повезло: Татьяна Ермолаева разделяет дух изменений и готова личным временем и участием вкладываться в развитие OKR и других подходов к организации работы нашей команды.
• Стратегические сессии. В Феврале 2020 мы сделали первую очную сессию, где собрали всех членов команды и два дня договаривались, как мы будем плыть «в одной лодке». Сделали Value Proposition Canvas, Value Stream Map, Problems prioritization и много других активностей (смотри описание). На выходе договорились о необходимости запуска двух кросс-функциональных проектов, определили драйверов. За полгода один проект был успешно реализован и принес ценность, а второй так и не полетел.

Далее мы сделали сессию на 2.5 дня в августе 2020 с теми же участниками. Тут мы уже понимали, что кросс-функциональные проекты – это сила (смотри описание) . Поняли, что нашим людям это близко и интересно – открылись двери для OKR. Провели мозговой штурм и выбрали 5 OKR на 12 ближайших месяцев (описание стратегической сессии).

• Организация ритмов. Выбрать классные и качественные OKR – это только начало. Самое сложное и интересное – наладить такой процесс регулярных Check-in (мы их называем Sprint Review… мастера Scrum and Agile, не судите строго), который усилит мотивацию и дисциплину людей двигать OKR.

Как устроена работа над OKR сейчас

Мы оттолкнулись от советов Ивана Селеверстова, которые я получил в Agile-клинике на Agile Days 2020 (статья с рекомендациями: Как сформировать качественные OKR).

Частота наших встреч: раз в две недели, все метрики команды считают руками. Во внутреннюю работу команд в течение Спринта мы не лезем – каждая команда сама выбирает удобный для себя режим. Рабочий инструмент команд – Smartsheet (онлайн-таблица).

Мы с Татьяной развиваем формат Sprint Review. В 2020 прошло 6 спринтов. Что хочется отметить:

• Открытие 10 минут: Продолжаем напоминать командам про цель и ценность Sprint Review. Классно для вовлечения людей делать на «разогреве» маленькие Quiz-вопросы. Чаще всего мы выбираем вопросы про наши продукты и сервисы. Для выбора очередности выступления команд, мы тянем спички.

• Выступление команды 15 минут: Сначала я фасилитировал мероприятия, на экране был повестка встречи и Smartsheet.  Потом мы поняли, что ребята и сами могут идти по плану, но часто пропускали вопросы или не соблюдали логику. Тогда мы перешли в Miro и вместо повестки встречи, сделали доску с карточками, которую нужно заполнять перед каждым Sprint Review. Это позволило сделать выступления более компактными (приходится готовиться, чтобы заполнить карточки) и логичным (какие инициативы завершены, как повлияло на KR… уже не получается обойтись эмоциональной тирадой).

• После обсуждения первых четырех тем, мы делаем паузу для уточняющих вопросов. Затем, как нам кажется, интересная находка: мы предлагаем команде поставить самой себе оценку Прогресса (раньше собирали оценки со всех участников Sprint Review). Этот подход провоцирует дискуссию и более качественную обратную связь.

Продолжая тему обратной связи, мы просим команды заранее формулировать «Запрос на Обратную связь», а с недавнего времени, указывать, от кого в первую очередь ребята хотят получить мнение. Цель – увеличить вовлеченность участников на Sprint Review и получить свежие идеи.

• Динамика движения команды в разрезе спринтов отслеживается при помощи простой таблички:

• В завершение 10 минут на мини-ретро. Раньше спрашивали про прозрачность Sprint Review (насколько мне понятен прогресс команд). Сейчас задаем вопросы про Return of Time Invested. Чтобы искать идеи по повышению ценности этих 90 мин для всех участников.

На Новый год наряжали елку и вешали на нее шарики с пожеланиями команд друг-другу.

Какие выводы?

1. Путь трансформации не может быть коротким и быстрым. Перед тем, как начать, нужно обязательно найти «своего» человека/людей рядом (спонсор, исполнитель, или еще кто-то), с которым вы будете проходить через бури и метели. Продержаться десятки месяцев, двигая трансформацию в одиночку, очень сложно, если не сказать «нереально».
2. Трансформация требует десятки (если не сотни) часов инвестиций времени драйверов (легко не будет). Однако, видеть, как команды расцветают – это достойная награда.
3. По дороге что-то «отвалится». Это неизбежно и нормально. Анализируйте этот опыт и находите вместе с командой ценные уроки.

Подарки

По ссылке на Miro (помимо материалов, о которых уже написано в этой статье): контакты менторов, которые мне помогали и готовая доска для Sprint Review.