Тренинг Agility in Finance
Блог >

Как Agile Finance помогут вам пройти этот кризис

Гибкость финансов и закупок, почему это важно и особенно сейчас.

Дорогие друзья, привет! Меня зовут Иван Дубровин, я партнер ScrumTrek.

Давайте поговорим на увлекательную тему корпоративных финансовых процессов их влияния на скорость и гибкость компаний. Сегодня первое апреля, но все серьезно.

Может быть кто-то знает, что тема финансов и закупок для меня, так скажем, наболевшая и я уже несколько лет изучаю, что есть в мире на этот счет, придумываю что-то свое и помогаю разным компаниям сделать эти вещи более эффективными и соответствующими духу времени.

В прошлом году я поучаствовал в составе международной команды экспертов в создании learning objectives (прим. ред. — цели обучения) для тренинга ICAgile — Agility in Finance, а затем стал первым в мире аккредитованным тренером. Также недавно вошел в команду тренеров и консультантов Lean-Agile Procurement Association.

За время, что я варюсь в этой теме, у меня сложилось мнение, что в России закупки и финансы — это далеко не первое, чем компании начинают заниматься в рамках так называемых «Agile-трансформаций». Может быть, только безопасность еще позже. Иногда по причине того, что бухгалтера, закупщики и финансисты — «это же RUN (прим. ред. — run the business, операционная деятельность) чистой воды, зачем там что-то менять?», иногда по причине самоизолированности (термин на злобу дня) финансистов и закупщиков, их неготовности включаться в процесс изменений так как: «У нас все работает как часы! Не надо нам ваших Аджайлов!»

Рано или поздно «трансформаторы» приходят к пониманию,что любая внезапная закупка в 6 месяцев, от которой зависит ваша супер-прокачанная Agile-команда, убивает в ноль всю скорость и обесценивает все достижения коучей и Scrum-мастеров. Кондовый олдскульный процесс бюджетирования, основанный на детальных оценках трудозатрат с последующим контролем, также не способствует гибкости ваших начинаний от слова «совсем». А что с этим делать, не очень понятно.

Давайте разбираться вместе.

Я очень надеюсь, что сегодняшняя, несомненно трагическая ситуация в экономике заставит многих менеджеров и собственников переосмыслить многое в том, как устроена их система управления и пойти на может быть даже радикальный ее пересмотр. И я очень рад, что кое-кто со мной согласен.

Несколько дней назад мне попалась статья JJ Sutherland Why Agile Finance Can Help You Through This Economic Storm. JJ — это сын небезызвестного Jeff Sutherland — одного из создателей Scrum. JJ является CEO Scrum Inc, он консультант, коуч, журналист и соавтор знаменитой «красной книги» — Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time. Соответственно, товарищ весьма погружен в тему бизнес-гибкости и имеет значительный опыт помощи компаниям по переходу к Agile.

Статья мне показалась весьма ценной и во много совпадающей с тем, что мы разбираем на тренингах и консультациях Agility in Finance (участники подтвердят). Я решил ее перевести и дополнить некоторыми своими соображениями по теме. Надеюсь, она наведет вас на какие-то мысли и решения, которые помогут вашему бизнесу в столь сложный час.

Погнали!

Как Agile Finance помогут вам пройти этот кризис

Перевод статьи Why Agile Finance Can Help You Through This Economic StormJJ Sutherland, 27 марта 2020

Меры по сдерживанию коронавируса в прямом смысле слова убивают целые экономики. Правительства издают указы по прекращению деятельности бизнеса и карантину. За одну неделю в США 3,3 миллиона человек объявили себя безработными, что является рекордом за всю историю.

Morgan Stanley выпустили прогноз, который говорит, что ВВП США сократится на 30% в следующем квартале. В условиях глобальной экономики подобные последствия ощущаются во всем мире.

Страх — это понятная и рациональная реакция на такие события. Можем ли мы планировать что произойдет в будущем во время непредсказуемости и хаоса? Каждому лидеру надо действовать немедленно, чтобы преодолеть этот момент. И это точно не будет легко. И одним из первоочередных шагов должно быть изменение того, как ваша компания тратит деньги и распределяет ресурсы.

Ваш годовой бюджет? Сейчас это филькина грамота из альтернативной реальности. И это не ваша вина — все меняется каждый день. С другой стороны, организациям все еще надо как-то планировать свою деятельность, но надо изменить подход к этому. Стратегия и планирование должны стать динамичными и постоянно актуализироваться, чтобы реагировать на стремительно меняющиеся обстоятельства и адаптироваться к ним, выходя далеко за рамки того, что раньше считалось стандартным процессом. Пришло время стать Agile, особенно когда речь идет о финансовом планировании и анализе.

Почему Agile Finance?

Способность быстро менять курс и адаптироваться под новые условия и получаемую обратную связь критически важна для выживания бизнеса. Текущий контекст ставит вопрос ребром — финансовые подразделения должны пересмотреть процессы работы с внутренними и внешними клиентами.

Одним из заблуждений при работе с финансами является уверенность в том, что вы контролируете ситуацию. Вы определяете приоритеты, распределяете бюджет, затем следуете утвержденным планам по согласованным процессам и в следующем году делаете сверку плана с фактом. Это иллюзия контроля. Вы не управляете ситуацией.

У многих из нас есть опыт, когда в конце финансового года начинается отчаянная борьба за «освоение бюджета», иначе в следующем году нам дадут меньше (прим. пер. — причем, иногда на проекты и закупки абсолютно ненужные, но надо потратить деньги: «Чтобы не сгорели!»). К гадалке не надо ходить, чтобы предсказать, что проект с бюджетом $100 млн. будет сделан за $100 млн.

Такое привычки надо искоренять, а не поощрять. Приветствоваться должны самостоятельность, быстрые решения и инновации. Особенно сейчас. Жесткий контроль заранее прописанных результатов — это не наш вариант.

Устраните бюрократические барьеры

В первую очередь сейчас важна гибкость. Особенно, когда дело касается приоритетов и проектов. Не каждая организация может остановить проект, который идет уже 9 месяцев: «Ведь тогда он казался нам правильным!» — или даже всего 9 недель. Причем так же сложно и запустить новый проект. Проекты, которые имели смысл только в контексте до коронавируса, не должны продолжаться. Именно поэтому гибкость на уровне стратегии имеет сегодня большое конкурентное преимущество. Чтобы этого добиться вам нужны легковесные процессы, которые содержат минимально достаточный набор правил и ограничений. Такой набор, который обеспечит согласованность и подотчетность. Не больше! Только таким способом вы сможете добиться креативности, новаторства и адаптивности.

Вам нужна Минимально Жизнеспособная Бюрократия (Minimum Viable Bureaucracy).

Скорость, быстрая адаптация и быстрые решения невозможны в условиях бесконечных правил и регламентов. Также важна скорость в изменении мнений и направлений работы. Вам нужна система, которая поддерживает быструю реакцию, а не подавляет ее.

Agile-планирование и бюджетирование: действуй как венчурный инвестор

В Scrum Inc. мы сотрудничаем с несколькими венчурными фондами. Они научили нас особому подходу к финансам, который мы начали внедрять у своих клиентов. Хорошие венчурные фирмы не финансируют проекты и непроверенные предположения, они финансируют команды и продукты, которые действительно решают проблему клиента. Такой подход особенно важен сегодня.

Другой урок посвящен распределению людей и ресурсов. Венчурные компании не привыкли финансировать большими объемами. Они выдают деньги небольшими партиями. Пусть команда что-то сделает за небольшой период времени и покажет что у нее получается, чему она научилась, как адаптировалась и докажет, что то, над чем она работает, заслуживает дальнейших инвестиций.

Организации применяющие принципы Agile Finance придерживаются коротких циклов распределения ресурсов. Они стремятся часто получать обратную связь и применяют метод скользящего прогнозирования (rolling forecasts) для принятия стратегических решений. Они распределяют ресурсы так, как этого требует ситуация, а не так, как когда-то было записано в плане (прим. пер. — на пятилетку).

Подразделения бюджетирования и финансов должны быть максимально гибкими и автономными, но не снимать с себя ответственность за достижение результатов, которые обеспечивают движение к целям компании.

Вам и вправду надо научиться думать как венчурный капиталист. Инвестируем больше в вещи, которые демонстрируют реальную прибавку ценности и снижаем вплоть до нуля инвестиции в то, что не демонстрирует. Безжалостная расстановка приоритетов — ваш единственный путь.

Знайте когда сказать «нет»

Один из смыслов Agile-финансов — финансировать правильные вещи в правильное время. Чтобы это работало вы также должны понимать, когда надо сказать «нет» и быть твердым в своих решениях, если кому-то пришлось отказать.

Список приоритетов уровня компании должен быть абсолютно прозрачным и актуальным. Каждый запрос на финансирование должен быть рассмотрен на предмет соответствия приоритетам, все должны понимать, как он приблизит компанию к достижению стратегических целей. Финансируя все более-менее интересные инициативы, вы выбрасываете деньги на ветер. Это значит, вы не понимаете свои приоритеты. Приоритизация — это всегда выбор.

Сфокусируйтесь только на тех инициативах, которые соответствуют наивысшему приоритету. По нашему опыту только 20% работы приносит ценность клиентам. Остальное — работа, производящая результаты, которые по факту никому не нужны. Но она все равно финансируется, потому что и в прошлом году финансировалась.

Если говорить глобально, основная функция Agile-финансов — оперативно забирать ресурсы оттуда, где они не нужны и распределять туда, где нужны. Просто так продолжать финансировать то, что вы решили делать в январе, большая ошибка.

Последнее, в чем нуждаются организации в наши дни, это в том, чтобы их возможности были ограничены устаревшими финансовыми процессами, которые не справляется с быстро меняющимися планами.

В конце концов большая часть экономики пройдет через кризис COVID-19. Не позволяйте страху перемен стать причиной того, что вы оказались в меньшей части!


Давайте резюмируем:

  • В условиях кризиса вы можете позволить себе только минимально жизнеспособную бюрократию. Пришло время пересмотреть ваши процессы в сторону радикального упрощения, но без потери контроля над рисками.
  • Сильно может помочь а-ля венчурный процесс инвестирования, когда мы даем деньги небольшими партиями и требуем показать результат для “продолжения банкета”. Мы не можем более финансировать проекты, которые на год уходят на дно без поставки ценности.
  • Объектом финансирования должна быть команда, собранная вокруг приоритетной темы, дающей ценность бизнесу, а не проект. Проект сложно и долго описывать, оценивать, планировать и запускать. Сейчас на это нет времени.
  • Введите частые петли обратной связи: постоянная корректировка с контекстом, клиентами, меняющейся стратегией. 
  • Применяйте метод скользящего прогнозирования. Определите разные горизонты прогнозов и разную частоту для разных задач
  • Управление портфелем приобретает особую важность. Инициативы и приоритеты должны быть визуализированы и постоянно актуальны, приоритизация строгая и беспощадная, фокус только на высшем приоритете, все остальное — потом!

Удачи вам в преодолении этих непростых времен!

Иван Дубровин.

P.S.

  • Если вам тема гибкости финансов и закупок показалась интересной и есть вопросы, пишите мне на idubrovin@scrumtrek.r, обязательно постараюсь помочь!
  • Также мы скоро запускаем тренинг Agility in Finance в online-формате, можете записаться на тренинг с открытой датой тут: https://scrumtrek.ru/product/68/agility-in-finance/#event-292 как запустим Online, с вами свяжемся и обсудим детали. Цены на online будут немного ниже.
  • Еще есть пара видео моих докладов на тему:
  • Закупки — отдельная большая тема, думаю тоже скоро статью сделаю, как их менять и зачем.
1 апр 2020 , Иван Дубровин
Другие статьи
25 май 2020 , Андрей Славицкас
Кто и как поможет вам внедрить OKR?

Почему OKR в украинской компании Competera стали движущей силой роста.

24 май 2020 , Руслан Юсупов
Scrum-мастер в SAFe®

О роли Scrum-мастера в SAFe®, секторах её ответственности и о том, где брать людей для исполнения роли Scrum-мастера в корпорациях. 

22 май 2020 , Константин Хохрин
Как подружить OKR и KPI в классическом банке

Как фокус на бизнес-показателях с помощью OKR банку Агророс помог вырасти за год на 30%.