Подход не имеет значения. 5 лайфхаков для управления проектами, которые подойдут всем

Что такое проект и проектный подход

Для начала предлагаю вспомнить, когда появился проектный подход и что он собой представляет сегодня. Стартовой точкой в истории проектного управления принято считать создание Института управления проектами (Project Management Institute, PMI) в 1969 году в Атланте, США. Решение о создании Института было принято под влиянием грандиозного события мирового масштаба — высадка человека на Луну. Этот колоссальный опыт управления огромным количеством людей, контроля и координации задач, а также успешное достижение поистине сверхамбициозной цели необходимо было каким-то образом переосмыслить, обобщить и впоследствии развить для успешного применения в будущем. Это и решено было сделать на базе нового Института, а успешный опыт в космосе стал основой для создания современного проектного подхода. 

В 1996 году выходит первый PMBoK, своего рода энциклопедия, свод знаний, стандартов и практик, полученных за годы изучения проектного управления. И кроме всего прочего в этой энциклопедии содержится определение термина «проект». 

Итак, что же такое проект? 

Проект — это временное предприятие, направленное на создание уникального продукта, услуги или результата. Особое значение здесь имеют 2 важных критерия — временность и уникальность. И обратите внимание, что любой проект мы можем представить как некий переход из текущего состояния в будущее.

В качестве примера давайте возьмем движение автомобиля из точки А в точку Б, именно движение и будет являться проектом, а цель в данном случае — добраться до точки назначения. В реальной жизни мы имеем дело с разными проектами: встречаются знакомые задачи, алгоритм выполнения которых нам хорошо известен, мы точно знаем, как и когда мы доберемся до цели, но бывает и обратная ситуация.  

Это легко понять на нашем примере с автомобилем. Дорога, по которой он движется, может быть разной. В одном случае это будет шоссе с идеальным покрытием, состоящее из нескольких полос, позволяющих легко перестраиваться. Согласитесь, что в таком случае нам будет легко спрогнозировать время и спланировать точку прибытия. Если же автомобиль едет по извилистой дороге, где много подъемов, резких спусков и неожиданных поворотов, а асфальтовое покрытие нуждается в капитальном ремонте, то заранее предсказать, когда мы закончим проект и в какой точке окажемся, становится гораздо сложнее, т.е. в этом случае мы имеем высокую степень неопределенности.

Предиктивный, гибридный или адаптивный. Какой подход к управлению проектами выбрать?

Понимая контекст, мы можем выбрать тот подход к реализации проекта, который лучше соответствует нашим задачам. Например, если впереди нас ждет извилистый и непредсказуемый путь, стоит рассмотреть адаптивный подход. Это позволит нам, в условиях высокой неопределенности, двигаясь небольшими шагами и действуя итеративно, в каждую итерацию получить ценный и важный результат. 

В случае если имеем дело с проектом, где более-менее всё понятно, то есть мы работаем в условиях низкой неопределенности, имеет смысл применять гибридный подход, который сочетает в себе возможности предиктивного подхода и адаптивных практик. 

Кстати, облегчить муки выбора и решить, в каком случае и какой подход лучше применять, поможет специальный опросник от PMI.

Опросник разделен на 3 домена (культура, проект и команда), ответив на несколько вопросов в каждом из блоков, вы сможете понять, какой подход применять именно в вашем проекте или команде — предиктивный, гибридный или адаптивный.

5 лайфхаков для эффективного управления проектами

1. Никогда не слушайте только заказчика и всегда учитывайте требования стейкхолдеров.

Почему это важно? Заказчик не может знать всё — всех деталей и нюансов проекта. Поэтому когда он ставит какую-либо задачу, обязательно подумайте, кто еще может быть заинтересован в результате этого проекта. Найдите этих людей (а это отдельное искусство) и выясните их требования. После чего важно провести сверку ожиданий заказчика и стейкхолдеров. Поверьте, это сильно ускорит любой проект (особенно если мы имеем дело с проектами с высокой долей неопределенности) и позволит избежать серьезных рисков при его реализации.

2. Начинайте управлять рисками как можно раньше.

Очень часто специалисты, которые управляют проектами, считают, что их основная задача — постоянно «тушить пожары» и спасать компанию от форс-мажоров. В этом случае очень важно перестроить собственное мышление, отказаться от кризисного подхода в пользу ровной и планомерной работы. Старайтесь планировать на два шага вперед и научитесь заранее выявлять и оценивать риски, а также продумывать и внедрять предупреждающие и корректирующие действия.

3. Станьте ответственным, уважительным и заботливым лидером.

Работая в команде, важно видеть профессионала, который внимательно и уважительно относится к тому, что происходит с продуктом, командой и компанией. И здесь я хочу обратить ваше внимание на главное. Самое главное (и сложное!) в этом лайфхаке — это именно БЫТЬ таким лидером, а не казаться им. Другими словами, если существуют какие-то сложности, не нужно прятать эти проблемы под ковер и отрицать их наличие. Будьте честны с собой и с командой: расскажите, как на самом деле обстоят дела и как вы намерены действовать, называйте вещи своими именами, но оставайтесь тактичным и не переходите на личности. Именно на этой основе и строится надежный фундамент в компании — доверие, уважение и забота.

4. Создавайте среду сотрудничества в команде.

Тема партнерства и взаимодействия очень обширна, я остановлюсь на ключевых вещах. Что такое сотрудничество в команде и какие супервозможности благодаря этому мы можем получить?

У каждого члена команды есть своя сильная компетенция. Помогать, делиться экспертизой и взаимодействовать друг с другом — значит достигать синергии, позволяющей получить классный результат. И это, пожалуй, самое важное в работе — осознавать свою ценность, видеть результат своих усилий и работать в кайф! 

Тем, кто хочет разобраться в этой теме подробнее, я рекомендую прочитать 2 книги.

Первая: «Пять пороков команды» Патрика Ленсиони. Сильная команда строится в первую очередь на доверии, если же доверия нет, то страдают все аспекты, включая результативность, ответственность, ясность и т.д. Прочитав книгу, вы узнаете, как именно можно достичь доверия в команде и как эффективно управлять конфликтами, а также освоите инструменты, применяя которые вы сможете добиться большей прозрачности, ясности и безопасности в команде. 

Вторая книга «Пять пороков команды. Практика преодоления» — это, собственно, продолжение первой части, и она посвящена именно практикам перехода с одного этапа на другой. В конце книги вы сможете найти описание эффективных практик и попробовать их действие в своей команде.

5. И последний, пожалуй, самый главный лайфхак — используйте системный подход.

Часто бывает так, что все, кто занимается управлением изменениями, видят только симптомы проблемы: что-то не работает, постоянно ломается или идет не по плану. После чего мы начинаем этот симптом лечить, затыкать дыры, но в то же самое время не понимаем, где находится корень проблемы.

В результате мы становимся очень похожи на человека на изображении выше: в лодке пробоина, но он игнорирует эту проблему и без устали вычерпывает воду, которая, конечно, продолжает поступать. Сложность в том, что без специальных механик и практик самостоятельно бывает сложно докопаться до сути. В этом случае я рекомендую изучить практику построения CLD-диаграмм, которая показывает, каким образом один компонент влияет на другой, и как в целом принимаемые решения влияют на результат. Таким образом, вы сможете выявить корень проблем, после чего управлять изменениями станет намного легче. 

В завершение статьи еще раз подчеркну, что вне зависимости от подхода — предиктивный, гибридный или адаптивный — вы можете применять все описанные выше лайфхаки в любой парадигме. Еще раз кратко их перечислю: 

— Никогда не слушайте только заказчика. Помните, что есть еще и стейкхолдеры со своими требованиями, которые важно выявить на старте проекта. 

— Будьте ответственным, уважительным и заботливым лидером, и главное правило здесь: именно быть им, а не казаться. 

— Создавайте среду сотрудничества в команде и помните о базе для эффективного взаимодействия — доверии. 

— Используйте системный подход для решения проблем, лечение симптомов не приносит ожидаемых и долгосрочных результатов.  

— Научитесь планировать на два шага вперед и как можно раньше начинайте управлять рисками при любом подходе.

А какой подход к управлению проектами вы используете в своей команде? Делитесь опытом или оставляйте свой вопрос, буду рад продолжить дискуссию в комментариях!