Что такое Канбан-метод – максимально коротко

1. Что такое Канбан-метод?

Канбан-метод Дэвида Андерсона — это набор инструментов менеджмента для управления работой и оптимизации производственных процессов в интеллектуальном труде. Под интеллектуальным трудом надо понимать деятельность, которая не ведет напрямую к созданию готового к продаже материального продукта: программирование, продажи, маркетинг, работа юристов, работа специалистов информационной безопасности, проектирование и тому подобная деятельность. Работа этих специалистов часто невидима, так как код программиста или идею маркетолога нельзя использовать или увидеть обычному человеку, пока на их основе не будет создан конечный сервис или продукт.

Канбан-метод помогает управлять этой невидимой работой, визуализируя ее на доске и ограничивая количество задач, которые выполняются одновременно. Это помогает навести порядок в потоке задач и дает возможность организовать предсказуемую и эффективную работу без перегрузок, но соблюдая оптимальную производительность.

Первое применение Канбан-метода для оптимизации работы IT было реализовано Дэвидом Дж. Андерсоном в компаниях Microsoft (2005) и Corbis, а широкое распространение Канбан-метод получил в 2007 году.

2. Канбан-метод и производственная система Тойота (TPS) это одно и то же?

Производственная система Тойота (TPS) возникла раньше, чем Канбан-метод. И хотя в TPS также используется понятие Канбан, но там это слово имеет другой смысл. В TPS слово «Канбан» означает карточку с указанием количества нужных деталей, которая передается от одного этапа конвейера к другому, для подачи сигнала о том, сколько и каких деталей надо подготовить, чтобы общая работа конвейера была предсказуемой, и поставка конечного продукта (автомобиля) произошла «точно в срок» (Just In Time). 

Использование карточек-канбанов позволяет оптимально управлять потоком запасов, и работ и создает «вытягивание» такого количества запасов и работ, которые требуются в данный момент для производства нужного количества автомобилей, не создавая перепроизводства и излишков. 

Канбан-метод также использует принцип вытягивания работ для уменьшения перегрузки и сокращения количества незавершенной работы. За счёт этого достигается равномерная и предсказуемая частота поставки результата заказчику.

3. Канбан-метод — это бережливое производство (Lean Manufacturing)?

Не совсем так. Бережливое производство (Lean Manufacturing) является более широким понятием, которое включает в себя принципы и практики TPS, но было адаптировано и распространено на другие отрасли и типы организаций. Lean Manufacturing фокусируется на создании ценности для клиента и устранении всех видов потерь (муда), таких как избыточное производство, ожидание, лишние перемещения и т.д.

Канбан-метод также включает в себя инструменты поиска и устранения потерь, но этим не исчерпывается, а идет дальше и предоставляет инструменты организации рабочего процесса, а также систему метрик для прогнозирования сроков выполнения работы.

4. Канбан-метод — это только для ИТ?

Нет, Канбан-метод используется не только в ИТ, но везде где есть интеллектуальный или творческий труд, и нужно организовать предсказуемый процесс поставки результата.

5. В чем отличие Канбан-метода от Скрам?

Канбан-метод и Скрам — это разные подходы к организации труда, направленные на разные цели:

1. Скрам прежде всего нацелен на быстрое создание рабочих версий продукта, которые можно быстро вывести на рынок. Скрам основан на работе короткими регулярными циклами (спринтами), с четко определенными ролями (например, Скрам-мастер) и регулярными встречами (ежедневные стендапы).
   Есть руководство по организации работы по Скрам — Scrum Guide — в котором описаны все необходимые роли, мероприятия и артефакты для работы по Скрам.
2. Канбан-метод нацелен на оптимизацию рабочих процессов безотносительно того, какой именно продукт интеллектуального труда этот рабочий процесс реализует. 

Канбан-метод содержит ряд управленческих практик (инструментов), которые можно применять вместе или по отдельности и оптимизировать рабочий процесс. В числе этих практик: визуализация задач интеллектуального труда на доске, ограничение количества незавершённой работы, управление потоком работ на основе метрик, создание явных правил работы, организация петель обратной связи для управления потоком работ и вовлечение всех уровней компании в оптимизацию рабочих процессов.
Канбан-метод предлагает создавать необходимые роли, мероприятия (каденции) и правила работы по мере накопления данных о рабочем процессе и возникновения потребностей в создании этих элементов рабочего процесса.
Есть официальное руководство по Канбан-методу от Kanban University, которое вкратце описывает основы работы с инструментами Канбан-метода.

Скрам и Канбан можно использовать вместе для лучших результатов. Подробнее об отличиях я рассказывал в этой статье.

6. Какие есть роли в Канбан-методе?

Канбан-метод в отличие от Скрама не предписывает обязательное наличие конкретных ролей на старте работ. Основной принцип изменений в Канбан-методе звучит так: начните с того, что есть сейчас. Добавляйте новые роли тогда, когда в этом появляется необходимость.  

С этой точки зрения роли в Канбан-методе «возникают» (emergent), в тот момент когда появляется в них потребность.

Тем не менее, выделяют две роли, которые могут возникнуть на определенных этапах развития рабочего процесса, это Менеджер Сервиса Поставки (Service Delivery Manager) и Менеджер Запросов к Сервису (Service Request Manager).

Менеджер сервиса поставки (SDM) управляет потоком задач на доске, организуя рабочую систему, а также выявляет и устраняет проблемы, препятствующие свободному течению задач по рабочему процессу. Он же ответственен за сбор и  анализ статистические данных о рабочем процессе  для эволюционного улучшения процесса. 

Менеджер Запросов к Сервису (SRM) взаимодействует с заказчиками, организуя  процесс выбора и приоритизации новых запросов от заказчиков таким образом, чтобы производственный процесс был загружен действительно важными для бизнеса задачам.

Очень важно, чтобы эти две роли наладили партнёрские отношения и работали сообща.

7. У Канбана есть ценности?

Да, у Канбана есть 9 ценностей, которые помогают командам успешно применять метод и достигать лучших результатов: 

— прозрачность, 

— баланс, 

— сотрудничество, 

— клиентоориентированность, 

— поток, 

— лидерство, 

— понимание, 

— согласие, 

— уважение.

8. Я слышал про практики в Канбан-методе, зачем они нужны?

В Канбан-методе всего 6 базовых практик, они помогают организовать предсказуемый рабочий процесс и постоянно совершенствовать его:

1. Визуализируйте работу. Чтобы управлять потоком интеллектуальной работы и собирать статистические данные о рабочем процессе, нужно сделать всю работу явной (в этом вам поможет Канбан-доска).

2. Ограничивайте незавершенную работу (WIP — Work In Progress), чтобы избежать перегрузки рабочего процесса  и сделать его предсказуемым.

3. Управляйте потоком на основе метрик, устраняйте узкие места и оптимизируйте рабочие процессы.

4. Определите четкие и понятные правила работы, которые доступны всем и всеми понимаются одинаково (критерии, стандартные процедуры и соглашения для всех членов команды).

5. Проводите регулярные встречи (каденции), чтобы управлять потоком задач. Совместно обсуждайте прогресс, выявляйте проблемы и находите вместе пути решения.

6. Улучшайте рабочий процесс и эволюционируйте. Внедряйте небольшие изменения и постепенно совершенствуйте рабочие процессы.

Подробнее о практиках Канбан вы можете узнать из этой статьи.

9. А что такое классы обслуживания?

Классы обслуживания в Канбан помогают определять оптимальную последовательность выполнения  задач, чтобы максимизировать бизнес-ценность и обеспечить предсказуемость работы. 

Вот базовые архетипы классов обслуживания:

1. Экстренный (Expedite): Это самые срочные задачи, из-за задержек в которых компания уже сейчас несет ущерб, и каждая минута промедления увеличивает наши потери. Их нужно выполнить как можно быстрее, даже если для этого придётся остановить другую работу.

Пример: Важный клиент сообщает о критической ошибке на их веб-сайте, из-за которой сайт недоступен и это приводит к финансовым потерям. Ваша цель — как можно быстрее восстановить работоспособность сайта, поэтому команда немедленно приступает к её решению.

2. Задачи с фиксированной датой (Fixed Date): Сюда относятся задачи с жесткими дедлайнами, которые должны быть выполнены к определённой дате. Часто это регуляторные задачи, когда к определенной дате надо выполнить требование законодательства, или профильного министерства, или обновленного стандарта, а иначе компания понесет штрафы, пени, убытки.

Пример: Компания должна выпустить важное обновление программного обеспечения к определённой дате, чтобы выполнить условия контракта и избежать штрафов. Такая задача получает высокий приоритет, менее срочные задачи могут быть отложены.

3. Стандартный (Standard): Обычные задачи, выполняемые в порядке очереди. Они не имеют строгих сроков.

Пример: Команда улучшает интерфейс приложения, чтобы сделать его более удобным. Эта задача выполняется в порядке очереди и не требует срочности.

4. Низкий приоритет (Intangible): Эти задачи могут ждать своего часа, их выполнение некритично для текущих процессов.

Пример: Команда хочет обновить инструкции для разработчиков. Эта задача выполняется в свободное время и не является срочной.

10. Есть в Канбан-методе какие-то метрики?

Да, в Канбане используются различные метрики для оценки производительности и эффективности процессов. Вот основные из них:

1. Время ожидания заказчика (Customer Lead Time): Это время, которое проходит с момента, когда  заказчик принес идею, до момента её поставки заказчику. Статистическая обработка этой метрики позволяет спрогнозировать вероятное время ожидания заказчиком результата.
2. Время подготовки задач (Upstream Lead Time): это время от момента, когда идею заказчика взяли на первый этап проработки и формализации, и до момента, когда проработанная задача попадает в очередь на производство. Статистическая обработка этой метрики позволяет спрогнозировать вероятное время проработки задач прежде, чем они поступят на реализацию.
3. Время производства (System Lead Time или просто Lead Time): Это время от момента, когда проработанная задача была взята из очереди производства в реализацию, и до момента  когда она была поставлена заказчику. Статистическая обработка этой метрики позволяет спрогнозировать вероятное время реализации задачи.
   
4. Пропускная способность (Throughput) — среднее количество задач, поставляемых в единицу времени. Например, сколько готовых задач в месяц выпускает наш производственный процесс?
   
5. Количество незавершенной работы (Work In Progress, WIP): Эта метрика  показывает, сколько задач находятся в работе одновременно, помогает контролировать загрузку команды и избегать перегрузок.

11. Какие существуют сложности при использовании Канбан-метода?

К сожалению, у многих людей существует иллюзия, что «работать по Канбан-методу» означает всего лишь создание рабочей Канбан-доски, вывешивание на нее стикеров с работой и … все 🙂

На самом деле визуализация — лишь первый шаг. А вслед за ней нужно начать собирать статистические данные, чтобы понять, как устроен рабочий процесс. И вот тут-то многие ломаются, потому что результата хочется здесь и сейчас, а для накопления данных, на основе которых можно делать выводы, нужно время. Второй сложностью является изменение привычки менеджмента «пихать» в производственный процесс любую задачу, которая приходит от заказчика, без учета пропускной способности и вместимости рабочей системы. Это приводит к перегрузу рабочей системы, снижению ее пропускной способности и предсказуемости, и в конечном итоге, разочарованию в Канбан-методе и отказу от него со словами «пробовали мы ваш Канбан-метод, не работает». Конечно, не работает, если не выполняется базовое правило ограничения входящей загрузки возможностями рабочей системы.

Сломать эту привычку менеджмента — самое сложное, что приходится делать при использовании Канбан-метода. Тут нам помогают метрики, которые наглядно показывают вред от такой стратегии.

12. Какие компании уже используют Канбан-метод?

Успешных примеров очень много. Среди российских компаний можно назвать Сбербанк, Альфа-Банк, HeadHunter, Додо Пицца, Яндекс, МТС, среди иностранных — Microsoft, Spotify, Dropbox, Hewlett-Packard и другие.О том, как работает Канбан-метод на практике, я подробно рассказывал в этой статье на примере реального кейса.

13. Хочу узнать про Канбан подробнее, где я могу найти информацию?

Получить больше информации о принципах и практиках Канбана, узнать, каким командам он подойдет и с чего начать внедрение, вы можете из развернутого обзора «Что такое Канбан-метод простыми словами».

А тех, кто хочет научиться прогнозировать сроки с достоверностью 80−90% и управлять потоком задач, приглашаю посетить тренинг «Основы Канбан-систем», где вы узнаете обо всех нюансах применения Канбан-метода.