Запусти поезд SAFe® с правильным бизнесом на борту

Перевод статьи Mark Richards Unleash your ART with the right Business Owners выполнен с разрешения автора.

Много лет я удивлялся, почему Дину Леффингуэллу приходилось вместо термина «заинтересованные лица» (stakeholders) использовать иной — «Представители Бизнеса» (Business Owners). На тренинге я объяснял это так: «У ART много заинтересованных лиц, но поддержка 4-6 из них будет критичной для вашего успеха — это и есть Представители Бизнеса».

В какой-то момент времени меня осенило. В любом случае нужна какая-то форма управляющего комитета, чтобы учитывать инвестиции на обеспечение работы Agile Release Train. По сути, вы предлагаете концепцию Представителей Бизнеса для ART в виде Lean|Agile-альтернативы традиционным управляющим комитетам.

За целенаправленный поиск ответа я был награжден. Я решил одну из ключевых головоломок децентрализации, с которыми сталкивался в SAFe®. Перед запуском ART вам может потребоваться определить Менеджера Продукта (Product Manager). Это человек с колоссальным количеством делегированной ответственности, стратегический представитель клиента. Кажется практически невозможным, что один человек сможет эффективно представлять все конкурирующие стратегические и тактические интересы для ART. Аналогичная проблема и с Release Train Engineer (RTE). Большинство ART будут продолжать работать одновременно по несколькими стратегическим направлениям с множеством заинтересованных лиц в рамках всей ИТ-организации, каждый из которых переживает из-за конкуренции за ресурсы с остальными.

Я пришел к мысли, что RTE и Менеджер Продукта — это полномочные агенты Представителей Бизнеса для ART. В таком случае, Представители Бизнеса несут коллективную ответственность за быстрый ответ на любое решение, которое эскалировано на их уровень. Магия случается, когда оба уровня управления эффективно взаимодействуют между собой.

Когда и Как выбирать Представителей Бизнеса

Путешествие ART начинается с тренинга руководителей и семинара по определению концепции. Мы собираем группу руководителей и заинтересованных лиц, чтобы вместе согласовать понимание фреймворка и концепцию будущего ART.

В идеале вовлечь Представителей Бизнеса уже на этом раннем этапе, для этого нужно составить список потенциальных представителей бизнеса и отправить их на тренинг Leading SAFe® и семинар по определению концепции.

При выборе кандидатов на роль представителей бизнеса можно воспользоваться общей картой заинтересованных лиц. Вам необходимо два типа представителей.

Заинтересованные лица со стороны бизнеса:

• Владельцы операционного потока создания ценности (или нескольких), который будет обслуживать ART;
• Заинтересованные лица, которые помогут гарантировать соответствии миссии ART внутренним регламентам компании, требованиям регуляторов и прочим вопросам;
• Владельцы бюджетов (если они не учтены уже в пунктах выше).

Заинтересованные лица со стороны технологии:

• Назначенные владельцы стратегических технологических направлений, которые влияют на ART;
• Стоит привлечь и линейных руководителей сотрудников, входящих в ART.

Какого уровня руководитель?

Если выбрать недостаточно высокопоставленных Представителей Бизнеса, им не хватит полномочий, чтобы выполнять свою миссию. И наоборот, слишком высокопоставленные руководители дадут вам больше полномочий, но скорость принятия ими решений вряд ли устроит вас.

Конечно, у большинства организаций есть управленческая иерархия принятия решений, но в крупных организациях я нашел идеальный уровень — «кто ниже всего по иерархии, но все же имеет необходимые полномочия» — где появляются старшие менеджеры. После нахождения этого уровня я делаю дополнительный шаг — перехожу на уровень ниже по иерархии и ищу, кто может быть его полномочным представителем.

Сколько человек мне нужно?

Четкого ответа на вопрос: «Сколько должно быть Представителей Бизнеса ART» — нет. Но на основе опыта я выработал несколько правил. Несколько раз были назначены два представителя: Бизнес-спонсор (Business Sponsor) и Владелец Технологии (Technology Owner). Между ними были постоянные противоречия как из-за отсутствия сторонних точек зрения, так и очень часто из-за множества заинтересованных лиц, которым казалось, что Бизнес-спонсор плохо представляет их разносторонние интересы.

Итак, сейчас я напрягаюсь, когда вижу меньше 4 Представителей Бизнеса. С другой стороны, когда их слишком много — это тоже огромная проблема. Невероятно сложно достигать и поддерживать согласованность и прогресс по критичным решениям с большой и расфокусированной группой. Однажды я потерпел фиаско при проведении семинара по определению концепции ART с 30 кандидатами на роль Представителей Бизнеса — принять решение было практически невозможно.

Вам нужно достаточное количество представителей (обычно как минимум 4), но их не должно быть настолько много, что вам придется с ними бороться при принятии решений (обычно боль начинается при приближении к 8-10).

Важность согласования ожиданий

Вашим потенциальным представителям бизнеса нужно понять, что от них ожидается. Новая форма организации делает их ответственными за принятие финансовых решений и поддержку миссии ART на уровне менеджмента.

Им нужно будет присутствовать и активно участвовать в нескольких событиях SAFe®, которые отнимают достаточно много времени. Как минимум, от них потребуется следующее:

• Участие в семинаре по определению концепции ART.
• Участие в семинаре (регулярном) по приоритезации Бэклога Программы (Program Backlog) каждый PI.
• Посещение PI-планирования, оценка и согласование целей, участие в рецензировании руководством.
• Посещение Системных Демонстраций (System Demos) (это обязанность по контролю).
• Посещение и участие в Инспекции и Адаптации (Inspect and Adapt).
• Периодическое участие во встречах, на которых нужно принимать решения по проблемам, влияющим на производительность ART.
• Быть «голосом ART» в своей области бизнеса.

Им необходимо будет понять цель каждого из этих мероприятий, свою роль в них и, как следствие, сколько времени им придется на это тратить.

Я считаю, что на позицию Представителя Бизнеса ART сотрудники должны выдвигаться и согласовываться формально, чтобы в конечном счете был явно определен Перечень Полномочий Представителей Бизнеса.

Что должны делать ваши Представители Бизнеса

Ваш поезд и Представители Бизнеса будут встречаться чаще всего на SAFe®-встречах, которые перечислены выше. Ниже приведены несколько полезных с моей точки зрения рекомендаций.

Семинар по определению концепции ART

Каждый ART следует стартовать с четкой концепцией и этот семинар — первое, что позволит это сделать (подробное описание см. в статье: Facilitating Release Train design with the ART Canvas Part 1 — Vision). Нужно добиться согласованности о том, кто наши Клиенты, какие у нас Метрики Успеха, сформировать Описание Концепции и сути создаваемого решения, а также согласовать роли представителей бизнеса. Они — ключевые владельцы ART, поэтому важно не только вовлечь представителей бизнеса в формирование концепции, но и достигнуть четкого и единого понимания, как оценивается успех ART.

Семинары по приоритизации Бэклога Программы

В рамках подготовки к этому семинару Менеджер Продукта декомпозирует Эпики (Epics), беседуя с клиентами и учитывая опыт уже доставленных Фич (Features), чтобы определить и сформировать набор фич-кандидатов для добавления в Бэклог Программы. Каждая фича имеет предполагаемую ценность, потому что в SAFe® мы используем относительную оценку Стоимости Задержки (Cost of Delay, CoD) и алгоритм «более ценная короткая работа сначала» (Weighted Shortest Job First, WSJF), чтобы приоритеты определялись экономическим взглядом.

Во время этого семинара по новым фичам оценивается CoD, а также переоценивается по уже существующим в бэклоге фичам, если условия изменились. Основываясь на известной им информации о предполагаемой ценности фичи, Представители Бизнеса используют Agile-оценку, чтобы прийти к согласию по стоимости задержки. Именно это позволяет Менеджеру Продукта обеспечить выполнение ими обязательств по сохранению экономически приоритизированного бэклога, несмотря на разнородность организационных полномочий представителей бизнеса.

PI-планирование

По этой теме к существующей информации мало, что можно добавить. Представители Бизнеса играют важнейшую роль при взаимодействии с командами как при возникновении у них экстренных вопросов, так и в запланированных встречах по рецензированию планов и рецензировании руководством. Событие PI-планирование — это лучший вариант «выйти из офиса» (Gemba) для топ-менеджеров, когда многое можно узнать через взаимодействие и наблюдение за тем, как команды формируют свои планы.

Мероприятие начинается с установки приоритетов, которые были определены и согласованы представителями бизнеса. В конце 1 дня это видение приоритетов может подвергнуться изменению. Обычно приходится принимать сложные решения, причем сделать это нужно к утру следующего дня. Рецензирование Руководством является обсуждением пересмотра ранее согласованных оценок предполагаемой ценности с учетом новых вводных и призвано обеспечить быстрое решение с теми же полномочиями, как и при первоначальной приоритизации.

На второй день происходит крайне важная процедура посещения всех команд Представителями Бизнеса. Представители Бизнеса посещают каждую команду, чтобы отрецензировать и оценить их PI-цели. Это время не только непосредственного общения топ-менеджмента с командами, но и предоставления обратной связи. Смысл в том, чтобы максимизировать шанс того, что команда и ее заинтересованные лица покинут комнату, согласовав взаимные ожидания.

Системная Демонстрация

Привычным и основным способом отчетности ART является Системная Демонстрация. Каждые 2 недели она представляет прозрачную контрольную точку посредством демонстрации функциональности и оценки прогресса по PI-целям. Она также является площадкой для предоставления обратной связи. По мере того, как демонстрируется реализованная функциональность, представители бизнеса выявляют или новые задачи, или новые идеи по тем местам, где текущие результаты отличаются от их видения. Это время, когда обратная связь может как возникнуть, так и быть донесена.

Инспекция и Адаптация

Представители Бизнеса играют роль во всех 3 этапах семинара Инспекции и Адаптации. Во время PI-демонстрации (PI Demo) они получают представление о том, «что было достигнуто» в рамках PI с оценкой прогресса по целям, зафиксированным на PI-планировании. В рамках этапа количественного измерения они как рецензируют PI-метрики ART, так и оценивают производительность команд по согласованным целям на основе увиденного на демонстрации.

Наконец, во время семинара по решению проблем они предоставляют крайне важный взгляд топ-менеджмента для анализа корневых причин и мозгового штурма. Это предоставляет им бесценную возможность «выйти из офиса» (Gemba), чтобы оценить потенциальные инициативы, которые необходимо будет далее приоритизировать.

Управление

Каждое из событий SAFe®, описанное выше — это мероприятия по управлению. Совокупно они дают возможность Представителям Бизнеса управлять стратегией ART, обеспечивать быстрые решения по ключевым моментам жизненного цикла и поддерживать прозрачность через Системные Демонстрации и Инспекцию и Адаптацию.

Однако, обычно проводят дополнительные регулярные встречи «Управление ART». В предыдущих версиях SAFe® они назывались «Управление Релизами» (Release Management). Я подозреваю, что их удалили из описания фреймворка из-за путаницы в названиях. Встреча по мониторингу и эскалации необходима ART в рамках реализации PI. Вводные на эту встречу поступают со стандартных событий SAFe®. Встреча облегчает мониторинг и отслеживание возникающих рисков и проблем.

Поддержка

Чтобы преуспеть в миссии, ART необходимо взаимодействовать со всей организацией — в частности, при исследовательских работах. Представители Бизнеса обеспечивают встроенный канал доступа к подразделениям компании, привлечение которых является критичным для выполнения таких работ. Понимание со стороны Представителей Бизнеса приоритетных направлений для ART позволяет проактивно планировать и вовлекать нужных людей.

Заключение

Я настолько убедился в силе правильно определенной и вовлеченной группы Представителей Бизнеса, что сейчас эта активность имеет один из высших приоритетов во время формирования мною нового ART. Я обнаружил, что это чрезвычайно важно для раскрытия возможности и способности действовать Менеджерам Продукта и RTE, при этом обеспечивая Представителям Бизнеса прекрасное чувство комфорта в уровне понимания того, что происходит, на основе получения объективных входных данных.