Измеряй и развивай — инструменты развития бизнес-гибкости и компетенций SAFe®

Вольный перевод статьи Measure and Grow — Scaled Agile Framework.

Расставляя вехи, мы превращаем длинную аморфную гонку в движение со множеством промежуточных «финишных линий». По мере того, как мы проходим мимо каждой из них, мы испытываем прилив гордости, а также прилив энергии, чтобы зарядиться на следующий рывок. — Чип и Дэн Хит, «Сила мгновений»

«Измеряй и развивай» — это способ, с помощью которого оценивается прогресс портфеля потоков создания ценности по достижению бизнес-гибкости и определяются следующие шаги по улучшению.

Трансформация Lean-Agile и переход к бизнес-гибкости — важное начинание для каждого предприятия. Многие руководители отмечали, что эта трансформация была одним из самых сложных, но и самым полезным, изменением, сквозь которое они лично прошли за всю свою карьеру.

Преимущества бизнес-гибкости очевидны:

• скорейший вывод на рынок новых решений;
• повышение качества и производительности;
• повышенный уровень вовлеченности сотрудников;
• новая, улучшенная культура на предприятии;
• и, в конечном итоге, способность процветать в эпоху цифровых технологий.

У каждого, кто только приступает к такому сложному делу естественно возникает вопрос, с чего и как начать. Ответ есть – «Дорожная карта внедрения SAFe», проверенный шаблон, который, как было не раз продемонстрировано, успешно работает на предприятиях по всему миру. Однако, даже при движении по карте перед предприятием возникают вопросы:

• Откуда мы знаем, где мы сейчас и как у нас дела?
• Есть ли прогресс в нужных областях?
• Что нам делать с недостатками, которые, как мы знаем, у нас есть?
• Куда направить усилия на следующем шаге?

Чтобы усилить и ускорить преобразование SAFe, руководителям необходимо «измерять и развивать» реализацию на каждом этапе пути. Это поможет сохранить энергию и энтузиазм, которые обращены на короткие циклы итераций и программных приращений (Program Increment, PI), в то же время, не упуская из вида более крупные цели истинной бизнес-гибкости.

«Измеряй и развивай» — это термин, который мы используем для описания, как портфели потоков создания ценности SAFe оценивают свой прогресс в части бизнес-гибкости и определяют следующие шаги по улучшению. Эта технология описывает, как измерить текущее состояние портфеля и развивать его, чтобы улучшить общие результаты бизнеса.

Измерение и развитие осуществляются с помощью двух отдельных механизмов оценки, разработанных для совершенно разных аудиторий и разных целей.

1. SAFe Business Agility Assessment (Оценка бизнес-гибкости SAFe) предназначен для Lean-управления портфелем (Lean Portfolio Management, LPM) и заинтересованных сторон портфеля, чтобы оценить общий прогресс в достижении конечной цели — истинной бизнес-гибкости.
2. SAFe Core Competency Assessment (Оценка ключевых компетенций SAFe) используется, чтобы помочь командам и тренерам улучшить технические и деловые методы, необходимые для достижения более крупной цели – бизнес-гибкости.

Каждая оценка следует стандартному шаблону проведения оценки, анализа результатов, принятия мер и, чтобы мы не забыли, празднования побед.

Оценка бизнес-гибкости SAFe

Оценка бизнес-гибкости – это высокоуровневая оценка, которая в обобщенном виде демонстрирует, насколько бизнес соответствует принципам Agile в любой момент времени. Отчет об оценке обеспечивает визуальное представление, показывающее измерения по семи ключевым компетенциям SAFe. Пример отчета показан ниже.

Электронная версия оценки: Business-Agility-Assessment-v1-New.

Проведение оценки бизнес-гибкости

Оценка бизнес-гибкости — нетривиальная задача. Разных мнений предостаточно, данные отрывочны, а методы работы развиваются одновременно с проведением оценки. Таким образом, просто отправив опросник оценки различным участникам и попросив их заполнить данные, вероятно, вы не получите хорошего опыта или точных ответов. Вместо этого мы рекомендуем сначала провести сеанс с кем-то, кто обучен нюансам SAFe и процессу оценки. Опытный SAFe Program Consultant (SPC), вероятно, был бы хорошим выбором.

Можно использовать два варианта оценки:

1. Каждый участник заполняет оценку самостоятельно, а затем группа вместе обсуждает и анализирует полученные результаты.
2. Все участники совместно обсуждают каждое утверждение и достигают консенсуса в его оценке.

Оба варианта имеют свои преимущества и недостатки. Доверьте организатору выбирать подходящий шаблон на основе групповой динамики, распределения и временных рамок.

Анализ результатов оценки бизнес-гибкости

Имея на руках результаты оценки, следующим шагом будет их анализ. В ходе анализа важно выявить существенные расхождения во мнениях. Организатор должен рассмотреть каждую область разногласий и изучить различные точки зрения. Это может происходить из-за различного понимания самого утверждения или из-за разногласий по поводу того, где находится группа в конкретном измерении. Цель состоит в том, чтобы изучить различия, чтобы лучше согласовать области, требующие улучшения. Это важная часть опыта совместного обучения.

Затем можно пристальнее взглянут на те области, которые группа оценила как проблематичные, чтобы понять причины, по которым люди ставили себе низкие оценки. В дополнение к выявлению областей, требующих улучшения, оценка позволяет увидеть видимые улучшения в производительности или «победы» на уровне портфеля. Победы — это небольшие достигнутые вехи, которые побуждают команды обобщать эти достижения и производить больше изменений.

Организатор также должен знать об эффекте Даннинга-Крюгера, из-за которого люди склонны оценивать свои способности как более высокие, чем они есть на самом деле. Это означает, что ключевые компетенции, которые кажутся неестественно высокими, также могут требовать проверки, чтобы убедиться, что группа в достаточной мере понимает смысл рассматриваемых утверждений.

Принятие мер по оценке бизнес-гибкости

Несмотря на высокоуровневый взгляд, проведение оценки бизнес-гибкости само по себе является полезным опытом обучения. Многие утверждения напрямую устанавливают ожидания в отношении поведения, действий или результатов, которые можно обосновать и обсудить. Например, утверждение о непрерывном обучении, такое как «Наша организация выделяет время для инноваций», вполне понятно, и подразумеваемые корректирующие действия довольно очевидны.

Кроме того, в приведенном выше примере предприятие получило низкий балл по Lean-управлению портфелем. Возможно потому, что были неэффективны в этом, но более вероятно, что предприятие еще не начало эту части пути. В большинстве случаев беглый взгляд на дорожную карту внедрения позволяет определить несколько довольно очевидных следующих шагов, цель которых состоит в том, чтобы неуклонно повышать уровень владения всеми семью основными компетенциями.

Управление портфелем или центр экспертизы Lean-Agile (Lean-Agile Center of Excellence, LACE) должны регулярно повторно оценивать прогресс в обеспечении бизнес-гибкости, возможно, каждый второй PI, и планировать следующие шаги. Частота измерений зависит от целей, возможностей и от того, насколько быстро портфель может достичь разумного прогресса. Создание базового уровня на ранней стадии трансформации с последующей периодической оценкой продемонстрирует тенденции улучшения и позволит сообщать всем об успехах.

Оценка ключевых компетенций SAFe

В большинстве случаев оценка прогресса в области бизнес-гибкости побуждает предприятие к более активным и глубоким усилиям. Оценка подталкивают бизнес к исследованию, измерению и стимулирует предпринимать более конкретные действия в отношении некоторых или всех семи основных компетенций. Структура оценки ключевых компетенций аналогична оценке бизнес-гибкости. Каждая оценка основных компетенций состоит из нескольких утверждений, организованных по параметрам и подпараметрам, которые оцениваются по той же шкале, что и выше. Утверждения опускаются на одну ступень глубже, ближе к конкретным аспектам и областям возможностей и проблем по каждому из трех аспектов этой конкретной компетенции. Пример отчета показан ниже.

Если вы дочитали до этого абзаца, то точно любите полезный контент про современные практики управления. Еще больше материалов, видео и экспертных советов от Agile-коучей, анонсы бесплатных вебинаров и митапов в Телеграм-канале ScrumTrek

Проведение оценки ключевых компетенций

Как и в случае с оценкой бизнес-гибкости, объем, аудитория и процесс индивидуальной оценки компетентности должны быть специально разработаны. Возможно, низкие результаты компетенции Agile в области доставки продуктов могут потребовать, чтобы каждый Agile Release Train (ART) в рамках портфеля оценивал свой прогресс в этом измерении. Или, возможно, налицо невысокая оценка LPM, которая должна привлечь нужные заинтересованные стороны. В любом случае, все рекомендации и предостережения, приведенные выше, остаются в силе, и для получения нужного опыта и правильных результатов необходимы внимание к культуре и тщательное содействие.

Анализ результатов оценки ключевых компетенций

Результаты оценки компетентности обобщаются по трем параметрам и нескольким подпараметрам. Но опять же, в оценке гораздо больше деталей и гораздо больше информации, чем можно предположить, глядя только на одни цифры. Например, вот пример утверждений из встроенного качества команды и оценки технической гибкости, которые сами по себе информируют заинтересованные стороны и подразумевают действия по улучшению:

• Наша команда придерживается четко определенных стандартов качества.
• Наша команда практикует как парное, так и экспертное ревью кода.
• Наша команда применяет коллективную ответственность за свою работу.
• Практика тестирования нашей команды выявляет дефекты на ранней стадии.

Повторим еще раз: прохождение оценки, будь то бизнес-гибкости или ключевых компетенций — это не механические усилия. Это поощряемое сотрудничество, наполненное собственными знаниями, оно устанавливает ожидания и сообщает о намерениях. Таким образом, даже такой, казалось бы, простой процесс оценки станет важным шагом на пути к улучшению.

Кроме того, может быть полезно проанализировать данные следующими тремя способами:

• Самые высокие и самые низкие средние баллы: самые высокие средние баллы представляют те области, в которых наблюдается наибольший успех. Выявление их может помочь выделить результаты предыдущих усилий по улучшению, и эти сильные стороны могут быть дополнительно усилены по мере необходимости. Самые низкие средние баллы, вероятно, представляют кандидатов на ближайшие области улучшения.
• Наибольшее и наименьшее стандартное отклонение: часто оценки подчеркивают различия во мнениях. Сравнение стандартного отклонения по ответам покажет, где имеется широкое согласие относительно достигнутого прогресса, а также те области, где есть разногласия. Последнее требует дальнейшего изучения, поскольку оно может указывать на разнонаправленные усилия по улучшению или проблемы с коммуникацией или непостоянство применения приемов работы на практике.
• Сравнение с эталоном: одно из существенных преимуществ оценок заключается в том, что их можно использовать для демонстрации тенденций улучшения с течением времени. Сравнение с предыдущим набором данных немедленно продемонстрирует, принесли ли наши усилия по улучшению ожидаемые преимущества.

Чтобы помочь управлять объемом невыполненной работы (Work In Progress, WIP) и сосредоточить свои усилия на улучшениях, рекомендуется использовать этот анализ для определения не более пяти утверждений об оценке, которые представляют сильные стороны, и пяти утверждений, которые представляют проблемы (возможности для улучшения). Сильные стороны будут и дальше усиливаться и отмечаться как маленькие победы, а проблемы (возможности) будут обрабатываться, как описано далее.

Принятие мер на основе оценки ключевых компетенций

Следующим шагом является определение мероприятий, которые повысят уровень мастерства. Обычный подход заключается в коллективном мозговом штурме по улучшению для каждого утверждения, которое было оценено как проблема (возможность). После этого можно использовать группировку по сходству и голосование точками (dot voting), чтобы получить от 1 до 3 мероприятий, направленных на улучшение состояния дел по одному оценочному суждению. Редко бывает так, что одно действие или мероприятие может решить все проблемы, показанные в отчете об оценке, и, следовательно, обычно нужно выполнить несколько действий/мероприятий, чтобы обеспечить охват всех аспектов. Наконец, во всех рассматриваемых заявлениях об оценке эти действия/мероприятия становятся потенциальными элементами незавершенной работы, которые можно сортировать по приоритету, как описано на следующем шаге.

Приоритезация мер по улучшению

Чтобы ограничить WIP (см. принцип SAFe №6) и гарантировать, что что-то действительно будет сделано, полезно определить приоритеты действий по улучшению и выбрать одно или два, которые как можно быстрее принесут наибольший результат. Подобно тому, как выполняется расстановка приоритетов фич в бэклоге программы, здесь используется экономическое ранжирование на основе методики Более Ценная и Короткая Работа Сначала (Weighted Shortest Job First, WSJF). Тот же подход можно использовать для определения следующей возможности, которую целесообразно реализовать.

Простая таблица сравнения возможностей по методу WSJF показана ниже.

Такой подход поможет группе выбрать возможности для улучшения, которые окажут наибольшее влияние с наименьшими усилиями.

Возможности с наивысшим приоритетом затем попадают в один из бэклогов: LACE, портфеля или ART — над которыми нужно работать в первую очередь. Как вы распределите возможности по разным бэклогам, зависит от предлагаемых решений. Например, реструктуризация ART с помощью проведения семинара по идентификации потока создания ценности и ART (Value Stream and ART Identification Workshop), скорее всего, окажется в бэклоге LACE, в то время как, рекомендация по обучению всех Scrum-мастеров может оказаться бэклоге программы или бэклоге портфеля.

Электронные версии оценки ключевых компетенций

• Организационная гибкость.
• Lean-управление порфтелем.
• Поставка корпоративных решений.
• Agile-поставка продуктов.
• Командная и техническая гибкость.
• Культура непрерывного обучения.
• Лидерство Lean-Agile.

Измерение и управление зрелостью DevOps

В дополнение к оценке бизнес-гибкости и ключевых компетенций имеется SAFe DevOps Health Radar — это оценка, которая помогает ART и Solution Train оптимизировать производительность своего потока ценности разработки. Он обеспечивает целостную проверку работоспособности DevOps путем оценки зрелости 4 аспектов и 16 действий конвейера непрерывной доставки. Радар используется для измерения базовой зрелости на любом этапе трансформации DevOps и скорости последующего прогресса.

Примечание: SAFe DevOps Health Radar следует использовать вместе с оценкой Agile-поставки продуктов, чтобы обеспечить полный охват всех трех аспектов этой ключевой компетенции.

Можете загрузить электронную версию SAFe DevOps Health Radar здесь.

Празднуйте успехи

Наконец, заметим, что меняться сложно. А постоянные изменения сложны постоянно. Умное предприятие использует маленькие победы, чтобы отмечать прогресс и вдохновлять людей на достижение следующей вехи. Есть много поводов отпраздновать: например, когда портфель, ART или команда переходят с одного уровня на другой в каждом измерении; или, возможно, даже когда удастся изменить одно оценочное утверждение с «в основном неверно» на «в основном верно». Празднование успехов создает топливо, необходимое для дальнейшего совершенствования и продвижения на пути к бизнес-гибкости.

Эти небольшие вехи также могут предоставить организациям возможность превратить процесс достижения бизнес-гибкости в своеобразную игру. Это, в свою очередь, может мотивировать отдельных лиц и команды уделять больше внимания деятельности, которая поможет им и их портфелю достичь своих целей.

Кроме того, связывая улучшение с изменениями в KPI (Key Performance Indicators) потока создания ценности и показателях LPM, усилия связываются с показателями общего успеха портфеля. Таким образом, весь портфель потоков создания ценности может в определенной мере сосредоточиться на измерении и отмечать рост и достигнутые положительные результаты.

SAFe and Scaled Agile Framework are registered trademarks of Scaled Agile, Inc.