OKR Big Picture — весь фреймворк как на ладони

Доклад Сергея Рогачева на конференции OKR Russia 2022 30 марта.

OKR Russia

Сообщество OKR Russia занимается стандартизацией OKR в России на основе обобщенного опыта внедрений OKR, а также ускорением обмена знаниями между практиками и новичками в этой теме.

Всё началось в октябре 2019 года, когда мы с Денисом Дудоров (Авито) съездили в Амстердам на конференцию OKR Forum. Это была показательная поездка. С одной стороны, мы познакомились с Фелипе Кастро, одним из евангелистов OKR и автором книги «OKR для начинающих». С другой стороны, избавились от типичных иллюзий о том, что трава там зеленее и практики круче. Оказалось, что экспертность и практика в России не отстает от европейской, а значит, пора делать свою конференцию. Цель была в том, чтобы закрепить опыт и экспертизу, которые мы накопили, и придать ускорение широкому распространению фреймворка во все уголки нашей огромной страны.

К марту 2020 мы сформировали программу конференции, собрав все известные компании, которые уже практиковали OKR. Мы планировали провести мероприятие 20 апреля, но судьба и обстоятельства решили вмешаться в наши планы: началась пандемия COVID-19. Все факторы указывали на то, что конференция не сможет состояться. Это само по себе очень символично: конференция про метод, который часто используется как антикризисный, может сорваться в момент глобального кризиса. Для нас доведение работы до конца стало делом чести. Мы решили доказать своими действиями, что этот метод позволяет достигать целей даже в кризисные моменты.

Как это выглядело в хронологии?

OKR Russia 2020

• 16 марта в Москве введен запрет на проведение мероприятий больше 50 человек. Нам срочно потребовалось перевести конференцию в онлайн-формат. Участники поддержали инициативу, практически все согласились на переход.
• 25 марта переносится референдум по изменениям в Конституции РФ (по плану он должен был быть 18 апреля, а наша конференция – 20). Мы понимаем, что наше правительство что-то готовит нам на эти числа. Если даже Референдум переехал, какие шансы у конференции? Включаем кризис-менеджмент и режим «Ни шагу назад!» Мероприятие должно состояться, что бы ни случилось.
• 31 марта градус риска возрастает: вводится уголовная ответственность за доказанные факты заражения для юридических лиц. Мы тестируем на COVID всех спикеров, которых мы хотели собрать в студии, чтобы обеспечить качественную трансляцию на онлайн-участников.
• 19 апреля в ночь перед днём конференции – отчаяние! Один из организаторов получил положительный результат COVID-теста. Генеральный директор площадки для трансляции принимает решение закрыть ее на карантин. В 20:00 мы остаёмся без площадки, с которой уже на следующий день должна была вестись трансляция.
• Утро 20 апреля: мы все-таки проводим конференцию! 30 реальных историй от компаний, которые уже внедрили OKR и получили результаты, 140 онлайн-участников и море позитивных эмоций.

OKR Russia 2021

В 2021 году мы решили изменить формат и сделать конференцию по OKR еще более отвечающей духу фреймворка: работать с сообществом по принципу «частый результат маленькими порциями». Конференция из ежегодной превращается в ежемесячную. Вечерний формат, 3-4 доклада и один воркшоп, всё это онлайн и бесплатно. Результат: при сохранении такого же количества контента (25 докладов за год), привлекли 1 600 участников. Пользы получилось больше!

OKR Russia 2022

В 2022 году мы планируем продолжать такой формат, плюс чаще встречаться очно.

Все предыдущие 2 года мы накапливали и масштабировали количество экспертизы, демонстрировали применимость фреймворка в разных отраслях и типах компаний. Это позволяет новичкам легче преодолевать барьер неприятия, пробовать OKR в своём контексте.

Пришла пора переходить на новый уровень и работать с качеством. В сообществе появилась база знаний OKR Big Picture и брошюра c Глоссарием OKR, а также линейка сертификаций OKR Russia, обеспечивающая гарантированную проверку компетенций для тех, кто работает с фреймворком.

OKR Big Picture

Нажмите на изображение, чтобы открыть его крупнее.

Давайте разберем, из чего же состоит фреймворк.

1. Роли: кто участвует в процессе, какие у них обязанности и какие требования предъявляются к навыкам.
2. Артефакты: чем участники руководствуются в процессе работы по OKR и что является результатом их деятельности.
3. Цикл: какие встречи и в каком составе должны проводиться, что требуется на вход и что получается в результате этих встреч.
4. Основа: что требуется подготовить на старте внедрения OKR в компании и как развивать подход после внедрения.

Посмотрим подробнее на каждый блок.

Роли

OKR начинается с OKR-команды, которая работает над единой целью.

• Базовое важное свойство такой команды – кросс-функциональность. Внутри команды должны быть специалисты всех компетенций, необходимых для достижения цели.
• Автономность и самоорганизованность команды – следующий уровень зрелости команды. Классно, если она может работать самостоятельно, без менеджера – зачем он, когда есть Цель и Ключевые результаты?

Все члены команды называются OKR-практиками.

В большинстве компаний, как правило, выделяется роль Владельца OKR. Это человек «рукопожатный» с Заинтересованными лицами – представителями бизнеса, технологий и т.д., максимально заинтересованных в достижении целей команды. Сам Владелец OKR несет конечную ответственность за достижение этих целей. Ближайшая его аналогия из Agile-фреймворка – это Владелец продукта (Product Owner).

Заинтересованные лица – это сотрудники компании, которые сейчас ведут какую-то операционную деятельность и заинтересованы в улучшении показателей этой деятельности OKR-командой. Например, директор по продажам заинтересован в автоматизации работы отдела продаж с лидами в какой-то информационной системе. Он отвечает за операционные показатели: количество продаж, конверсия лидов, количество проведенных сделок и многих других. А ИТ-команда улучшает систему продаж, чтобы, например, снизить количество ошибок человеческого фактора и т.д. Связь показателей команд с операционным показателями есть в любом случае. Команда добивается своих целей, и это меняет жизнь операционных сотрудников в другом подразделении компании. Поэтому очень важно обеспечить стыковку команды с их Заинтересованными лицами.

OKR-Мастер – это внутренний эксперт в компании, который знает, как настраивать OKR, зачем и когда нужно применять фреймворк, а также умеет проводить обучение для сотрудников.

Что еще важно понимать про роли? И те, кто начинает работать по фреймворку (практики), и эксперты по внедрению и настройке, должны обладать определенным набором компетенций. Для ключевых ролей, которые нужны чтобы фреймворк в компании заработал, есть и набор определенных компетенций, и описание тренингов, которые позволяют эти компетенции сформировать.

Артефакты

Чем руководствуется те, кто работает с OKR? Что важно подать им на вход?

Важно, чтобы целевое Видение будущего вашей компании было хоть как-то оформлено, и все сотрудники одинаково понимали, к чему компания хочет прийти к концу определенного длительного периода времени. В минимальной конфигурации достаточно, чтобы генеральный директор и члены правления могли ответить на вопрос: «Какой наша компания должна стать к концу года?». Этот ответ иногда называют бизнес-дифференциатором. Например, сейчас мы – банк, а к конце года хотим стать ИТ-компанией с лицензией Центробанка (компанией, которая большую часть продаж делает через цифровые каналы). Видение по сути фокусирует компанию на движении из состояния «сейчас» в каком-то направлении к целевому состоянию.

Если компания обслуживает клиентов и поддерживает бизнес, то у нее есть набор показателей операционной деятельности: количество клиентов, количество продаж, скорость обработки запросов в техническую поддержку и т.д. Эти показатели описывают то, как сейчас работает компания, и чаще всего их называют KPI (Ключевые Показатели Деятельности).

По-хорошему OKR – это метод улучшения KPI. Цели стыкуются с текущими показателями операционной деятельности, когда мы хотим выйти на новый уровень этих показателей. Например: давайте увеличим продажи ипотеки в цифровых каналах до 20%, ведь наша долгосрочная цель — вообще отказаться от физической сети и стать «безофисным» банком.

Таких Целей должно быть не больше 3, чтобы сфокусироваться на самом главном. Их нужно снабдить Ключевыми результатами – метриками, которые показывают, что мы действительно достигаем этой цели в динамике. Ключевые результаты в идеале – это опережающие показатели, которые могут измениться в результате вашей деятельности всего за неделю (прим. ред. — Опережающие и запаздывающие показатели). Они должны регулярно давать нам обратную связь: то, что мы делаем, работая над целью, приближает нас к этой цели или нет?

Собственно, все то, что вы делаете: проекты, задачи, инициативы, конкретные шаги – это ваш Бэклог. По факту, OKR даёт такую надстройку «сверху» над Бэклогом задач, которая позволяет постоянно проверять, действительно ли наши действия приближают компанию к конечной цели или нет? Набор задач в Бэклоге OKR – это не обязательные к исполнению шаги, а гипотезы. Если они к цели не приближают, мы их пересматриваем и меняем, адаптируем Бэклог. Для этого мы каждую неделю пересматриваем состав задачек на следующую неделю, чтобы по Ключевым результатам в динамике отследить, приблизили ли наши действия к достижению целей или нет.

Важно понимать, что OKR позволяют связать два мира: мир операционный, который управляется KPI, и мир развития, изменений, улучшения сервиса и процессов, создания новых продуктов.

Цикл

Опираясь на Видение, стоит оформить 1-3 больших Цели на год — Годовые OKR. У таких целей Ключевые результаты скорее всего будут запаздывающие, но достаточные, чтобы раз в квартал видеть и отслеживать изменения по ним.

Годовые цели будут скорее стратегическими, и для их достижения нам нужны более оперативные, тактические. Для этого мы устанавливаем взаимосвязь от Годовых к Квартальным OKR. По итогам достижения квартальных целей мы получаем обратную связь и начинаем видеть первые результаты по Годовым. Часто эта обратная связь позволяет нам откалибровать свои ожидания по году. 4 квартала обеспечивают минимум 3 петли обратной связи по Годовым целям.

Квартальные цели появляются по итогам квартального планирования — Планирование OKR. Это встреча, на которой Команды с Заинтересованными лицами формируют Цели, определяют Ключевые результаты и разрешают зависимости с другими командами, которых в рамках совместной работы может быть выявлено достаточно много.

Внутри квартала работа над OKR поддерживается Еженедельными прогресс-собраниями. Раз в неделю OKR-команда собирается вместе и оценивает изменения Ключевых результатов с прошлого собрания. Если изменения есть и они положительные – мы идем верным путём. Если же метрики никак не изменились или изменились в худшую сторону, то это прямой сигнал к обязательному пересмотру и внесению изменений в Бэклог. Именно метрики дают нам обратную связь: если в прошлом действия не принесли положительной динамики, то стоит поменять подход, чтобы получить результат. Прогресс-собрания – это самая главная магия OKR. Говоря проще – самая важная встреча, ключевой фактор успеха внедрения фреймворка. Если вы не проводите Прогресс-собрания – не называйте то, что вы внедрили, OKR.

Квартал завершается большим Обзором OKR. Здесь мы проверяем, добились ли мы Квартальных целей, получаем обратную связь по Годовым целям, и если они завышены или занижены, то вносим изменения в них.

Длинные квартальные итерации позволяют по итогам года достичь Годовых целей на значимый процент.

Основа

Это последний блок OKR Big Picture. Он состоит из 3 элементов.

1. Дорожная карта. Внедряя OKR, понимаете ли вы, по какому пути идёте? Выбрали ли вы ограниченный контур для пилотирования OKR? После пилота уточнили ли вы свой подход к масштабированию? Каким будет ваш собственный путь внедрения OKR? Сообществом экспертов уже разработана универсальная дорожная карта внедрения OKR. Рекомендуем регулярно сверяться с ней, чтобы снизить риски внедрения и предусмотреть важные шаги, а также адаптировать траекторию под потребности вашего бизнеса.
2. Зрелость, вторая важная часть основы, фундамента успешной работы с OKR – это постоянное совершенствование самого процесса целеполагания. Есть ли в компании эксперты, умеющие периодически (например, раз в квартал) измерять выгоду от применения вами OKR-фреймворка? Действительно ли OKR подход позволяет улучшать ключевые показатели вашего бизнеса? Работает ли OKR? Что необходимо сделать, чтобы он работал еще лучше? Главный инструмент такого анализа и ретроспективы — Радар оценки зрелости внедрения OKR. По осям у него представлены метрики для оценки пользы от применения подхода OKR. На ретроспективе OKR-команде вместе с Заинтересованными лицами стоит периодически проводить оценку по Радару, замерять динамику и планировать следующие шаги. Формат проведения такой ретроспективы тоже доступен в сообществе.
3. Последний, но не последний по значимости, элемент на OKR Big Picture – это опытный проводник, OKR-эксперт, который может помочь вам на старте внедрения. Обычно это внешние консультанты, которые много раз проводили компании по пути внедрения. Их помощь позволяет значительно снизить риски.

Ссылки

Какие конкретные шаги вы можете сделать теперь, после прочтения этой статьи?

1. Скачайте плакат OKR Big Picture. Этот артефакт позволяет наглядно объяснить практически любому за 15 минут, что такое OKR и из каких элементов состоит фреймворк.
2. Ознакомьтесь с определениями ключевых терминов на странице Глоссария OKR – постоянно дополняемой и расширяемой базы знаний.
3. Скачайте глоссарий OKR в виде брошюры – скачать Глоссарий OKR (4,6Мб, PDF).

И, конечно же, приглашаем вас присоединиться к сообществу OKR-практиков в Telegram — OKR Russia, где вы сможете узнать ответы на самые сложные и нестандартные вопросы внедрения фреймворка, а также не пропустить новые обновления!